Prywatny samochód w środkach trwałych firmy

Zdecydowałem, że będę używał samochodu osobowego jedynie w działalności. Chciałbym więc wprowadzić go ewidencji środków trwałych - jako dowód zakupu mam fakturę. Czy mogę posiadać prywatny samochód w środkach trwałych firmy?

Aby wprowadzić pojazd prywatny do ewidencji środków trwałych firmy powinien on spełniać następujące warunki:

• stanowi własność lub współwłasność podatnika,
• jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
• przewidywany przez podatnika okres jego używania jest dłuższy niż rok,
• wykorzystywany jest przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddany do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Dodatkowo na okoliczność wprowadzenia pojazdu prywatnego do firmy należy sporządzić oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku do firmy, które należy przechowywać wraz z dokumentem OT.

Jak dodać prywatny samochód w środkach trwałych?

Bez względu na to, czy posiadamy dokument zakupu samochodu czy też nie, jeżeli samochód był kupiony jako prywatny, a zdecydowaliśmy się wprowadzić go na środki trwałe - czyli używany będzie jedynie w działalności - wprowadza się go poprzez: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY. W pierwszej kolejności uzupełnia się podstawowe dane dotyczące pojazdu - nazwę, dokument zakupu (w przypadku oświadczenia wskazujemy wyrażenie "Oświadczenie"), datę jego wprowadzenia do majątku firmowego, datę nabycia (w przypadku gdy nie jest posiadany dokument nabycia, to w przypadku oświadczenia data nabycia będzie identyczna jak data wprowadzenia) oraz numer rejestracyjny.

W polu WARTOŚĆ POCZĄTKOWA należy wpisać kwotę, jeżeli:

• posiadamy dowód zakupu (faktura VAT, rachunek czy umowa kupna) - wprowadza się kwotę z niego wynikającą (w przypadku faktury będzie to co do zasady wartość brutto);

• nie posiadamy dowodu zakupu - przedsiębiorca dokonuje wyceny z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia (art. 22g ust. 8 ustawy o PIT) i na tej podstawie ustala wartość początkową środka trwałego.

W przypadku samochodu osobowego należy wybrać KATEGORIĘ 741, a w przypadku samochodów ciężarowych należy wybrać kategorię 742. System automatycznie wskaże stawkę podstawową amortyzacji przy metodzie liniowej - 20%. W przypadku samochodów używanych możliwe jest zastosowanie podwyższonej stawki amortyzacji, w wysokości 40%. Więcej na ten temat w artykule Samochód używany a indywidualna stawka amortyzacji.

Po uzupełnieniu danych dotyczących pojazdu i kliknięciu opcji ZAPISZ pojawi się okno, w którym należy dokonać wyboru sposobu przeznaczenia pojazdu w działalności, co wpłynie na sposób odliczenia podatku VAT oraz kosztów od wydatków związanych z pojazdem. Więcej na temat odliczeń podatku VAT od pojazdów w artykule: Samochód w firmie rozliczenie w świetle ustawy o VAT.

Samochód osobowy można wykorzystywać na dwa sposoby co należy oznaczyć w polu SPOSÓB UŻYWANIA:

• prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
• tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu używania pojazdu w firmie).

W przypadku pojazdów ciężarowych dla celów podatkowych należy zdefiniować czy pojazd jest o masie całkowitej:

• powyżej 3,5 tony, bądź poniżej 3,5 tony, ale posiada VAT-1/VAT-2 - przysługuje odliczenie VAT 100% i 100% kosztów eksploatacyjnych, bez obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT,

• poniżej 3,5 tony bez VAT-1/VAT-2 - w tym przypadku należy dodatkowo wskazać sposób użytkowania pojazdu:
• prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
• tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie).

W przypadku użytkowania pojazdu TYLKO W DZIAŁALNOŚCI wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy uzupełnić aktualny stan licznika oraz datę pomiaru:

Co miesiąc w KPiR w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki - będą księgowane odpisy amortyzacyjne, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym przyjęto środek trwały do użytkowania. Odpisy amortyzacyjne ujmować się będą zgodnie z planem amortyzacji, który znajduje się w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, po kliknięciu na nazwę środka trwałego.

Prywatny samochód w środkach trwałych - dokument OT

Po zapisaniu pojazdu w środkach trwałych system generuje dokument OT - przyjęcie środka trwałego do użytkowania, który jest dostępny po kliknięciu w nazwę środka trwałego w podzakładce DOKUMENTY MAJĄTKOWE. OT należy wydrukować, podpiąć pod nie dokument potwierdzający wartość początkową pojazdu oraz sporządzone oświadczenie o wniesieniu pojazdu do środków trwałych firmy i przechowywać wraz z pozostałą dokumentacją firmy.