Kilometrówka - jak prowadzić w systemie?

Od 1 stycznia 2019 r. przedsiębiorcy chcąc skorzystać z odliczenia 100% podatku VAT oraz 100% kosztów eksploatacyjnych dotyczących:

• samochodów osobowych,
• samochodów ciężarowych do 3,5 tony z homologacją,
• motocykli,
• innych pojazdów poniżej 3,5 tony, które nie zostały wymienione w ustawie jako konstrukcyjnie, przeznaczone wyłącznie do działalności,

są zobowiązani do prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, zgłoszenia pojazdu do US na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie. Kilometrówka ma na celu udowodnienie, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej.

Więcej informacji  o zmianach w rozliczeniach samochodów od 2019 roku znajduje się w artykule: Zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych od 2019 roku

Rozpoczęcie prowadzenia kilometrówki do pojazdu

Użytkownicy, którzy podczas dodawania pojazdu do systemu lub pierwszego wydatku eksploatacyjnego z nim związanego nie uzupełnili stanu licznika na początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności, mogą uzupełnić dane w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA.

W wyświetlonym oknie dodawania stanu licznika należy:

• wybrać rodzaj zdarzenia: Początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności,
• wybrać pojazd z dostępnej listy,
• uzupełnić datę pomiaru oraz stan licznika.

Jak prowadzić kilometrówkę w systemie?

Możliwość odliczania 100% VAT i 100% kosztów od wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem wykorzystywanym wyłącznie w działalności wiąże się z koniecznością prowadzenia kilometrówki. W systemie użytkownik ma  obowiązek uzupełniania na bieżąco tras przejechanych w celach związanych z działalnością, a na koniec okresu rozliczeniowego uzupełnienia stanów licznika pojazdu.

Wpisy dotyczące tras oraz przejechanych kilometrów w ramach działalności należy wprowadzać poprzez WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS. W nowym oknie należy uzupełnić szczegóły dotyczące wyjazdu:

• wybrać pojazd z dostępnej listy,
• imię i nazwisko kierowcy,
• datę przejazdu,
• cel wyjazdu (wskazane jest podanie jak najbardziej szczegółowych danych np. Dojazd do klienta X),
• trasę - można wybrać zdefiniowaną wcześniej trasę z pola TRASA lub wprowadzić nową wpisując ręcznie przejechany DYSTANS (w km) oraz PRZEBIEG TRASY.

Na koniec każdego okresu miesiąca należy dodać stan licznika pojazdu. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA oraz wybrać jako zdarzenie: KONIEC MIESIĄCA.

W przypadku rozbieżności pomiędzy stanem licznika na koniec okresu a dystansem wyliczonym na podstawie przejazdów z kilometrówki, system wyświetli komunikat informujący o zaistniałej niezgodności.

Drukowanie kilometrówki

Kilometrówkę można wydrukować z podzakładki KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DRUKUJ » EWIDENCJĘ (VAT). W oknie generowania wydruku należy wskazać okres: miesiąc bądź kwartał oraz pojazd, którego dotyczy ewidencja.

Powielanie wpisów kilometrówki

System pozwala na powielenie wpisów w ewidencji przebiegu pojazdu. W celu powielenia wpisu, należy go zaznaczyć w zakładce WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA i wybrać opcję POWIEL. Wyświetli się wtedy okno dodawania wpisu z uzupełnionymi rubrykami.

Zmiana sposobu wykorzystywania pojazdu - zakończenie prowadzenia kilometrówki

W przypadku, gdy podatnik zmienia sposób użytkowania pojazdu z wyłącznie do działalności na używanie zarówno w działalności i prywatnie, konieczne jest dodanie wpisu zakańczającego prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA oraz wybrać jako zdarzenie: KONIEC WYKORZYSTANIA POJAZDU TYLKO W DZIAŁALNOŚCI.

Od tego momentu użytkownik nie prowadzi kilometrówki, a co za tym idzie przysługuje mu 75% odliczenia kosztów oraz 50% odliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem.