Leasing lub dzierżawa samochodu

17 listopada 2021

Aktualizacja: 31 grudnia 2021

32 osób poleca

W systemie wfirma.pl możliwe jest wprowadzenie definicji samochodu użytkowanego w firmie w zależności od jego formy własności oraz sposobu używania. Wówczas na tej podstawie system automatycznie rozliczy fakturę za leasing lub dzierżawę pojazdu zgodnie z obowiązującymi limitami.

Zasady rozliczania samochodów

Od 2019 roku został wprowadzony limit 150 tys. zł dla samochodów osobowych oraz ciężarowych niespełniających definicji ustawowej pojazdu ciężarowego użytkowanych na podstawie umowy leasingu operacyjnego. Raty leasingowe dla samochodów o wyższej wartości mogą zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu jedynie w proporcji do wskazanego limitu.

Więcej na temat zmian obowiązujących od 2019 roku w artykule: Zmiany w rozliczeniach samochodów osobowych od 2019 roku.

Przed wprowadzeniem pierwszego wpisu samochód należy dodać do ewidencji pojazdów EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD. Ważne aby właściwie zdefiniować sposób użytkowania samochodu, o czym więcej w artykule: Dodawanie pojazdu do systemu.

Leasing lub dzierżawa samochodu - jak zaksięgować?

Faktury dotyczące opłat leasingowych za samochód osobowy, należy księgować przez zakładkę WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) » LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU.

Leasing lub dzierżawa samochodu

Schemat ten dotyczy opłat wynikających z umowy leasingu operacyjnego, bądź umowy najmu, dzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze. Najistotniejszym elementem jest przypisanie faktury do konkretnego pojazdu (oznaczenie pola POJAZD), ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami system automatycznie odliczy 50% lub 100% podatku VAT, w zależności od przeznaczenia pojazdu (tylko do działalności lub w użytku mieszanym) oraz dokona ujęcia właściwej kwoty kosztu w KPiR w zależności od wartości samochodu.

Leasing lub dzierżawa samochodu

Schemat księgowania w systemie wfirma.pl wydatku LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU stosuje się wyłącznie dla samochodów osobowych lub samochodów ciężarowych zdefiniowanych poniżej 3,5t bez VAT-1/VAT-2, do których została oznaczona forma własności: LEASING OPERACYJNY I NAJEM. Dla tej grupy pojazdów jeżeli ich wartość przekracza kwotę 150 tys. zł system pilnuje limitu księgowania w KPiR wydatku: Leasing lub dzierżawa samochodu.
Natomiast faktury za opłaty leasingowe dotyczące samochodu ciężarowego powyżej 3,5t i poniżej z VAT-1/VAT-2 należy księgować jako rodzaj wydatku LEASING LUB DZIERŻAWA, o czym więcej w artykule: Leasing lub dzierżawa.

Kwota podatku VAT podlegająca odliczeniu trafi do Rejestru zakupu VAT (zgodnie z definicją pojazdu). Natomiast w Księdze Przychodów i Rozchodów faktura zostanie ujęta w kwocie wydatku netto powiększonej o nieodliczoną część podatku VAT (w przypadku zaksięgowania wydatku na podstawie faktury VAT). Jeśli wartość samochodu osobowego oznaczona w systemie przekracza limit 150 tys. zł. wówczas wartość netto zostanie ujęta w kosztach uzyskania przychodu w proporcji do limitu (150 tys. zł).

FAQ

Co zrobić z fakturą zaliczkową za samochód w leasingu operacyjnym?

Fakturę zaliczkową od dealera księgują tylko czynni podatnicy podatku VAT, ponieważ faktura zaliczkowa powoduje skutek jedynie na gruncie podatku VAT. Nievatowcy zaliczki nie księgują.

Aby zaksięgować fakturę zaliczkową należy ją wprowadzić poprzez zakładkę: EWIDENCJE >>powinni jedynie przechowywać taką fakturę w dokumentacji firmowej REJESTR VAT ZAKUPÓW >> DODAJ WPIS. Wartość netto tego wpisu zależna będzie od sposobu użytkowania samochodu w firmie. Przy użytkowaniu TYLKO W DZIAŁALNOŚCI należy wprowadzić całą wartość netto z faktury zaliczkowej. Przy użytku mieszanym konieczne będzie wprowadzenie 50% wartości netto zaliczki w polu Wartość netto. Dzięki temu zostanie odliczona tylko wartość 50% VAT z faktury. Datą księgowania do VAT będzie dzień otrzymania faktury zaliczkowej.

W momencie przekazania auta dealer powinien przekazać również fakturę korygującą do faktury zaliczkowej ze względu na to, że wpłacone środki są wydawane leasingodawcy w celu zaliczenia ich na poczet opłaty wstępnej. Fakturę korygującą należy zaksięgować tożsamo jak zaliczkową, z tą różnicą, że wartość netto faktury należy poprzedzić znakiem minus. Datą księgowania będzie dzień wystawienia faktury korygującej.

Czy mogę zaksięgować fakturę za paliwo bez umieszczonego na niej numeru rejestracyjnego auta?

Obecnie przepisy nie wymagają wskazywania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturze. Jeżeli zakup służy działalności i ma związek z użytkowaniem firmowego samochodu to bez przeszkód taki wydatek można ująć w kosztach.

Należy oczywiście pamiętać że warto mieć jakieś potwierdzenia że zakup faktycznie dotyczył auta używanego w działalności celem wykazania go w kosztach. Ma to szczególne znaczenie, gdy w firmie użytkowanych jest więcej aut w różnym trybie (tylko w działalności i mieszanym), gdyż wydatki dla każdego z nich rozliczane są w różny sposób na gruncie PIT i VAT.

Co może być kosztem poza ratą leasingową?

Wydatki związane z samochodem mogą być zaliczone do kosztów działalności gospodarczej jeżeli są ściśle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Nie ma żadnego problemu z rozliczeniem ubezpieczenia OC/AC/NNW/GAP, przeglądu, czy okresowych badań technicznych. Zakup części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych, czy wydatki na naprawę również nie sprawią kłopotu. Koszt paliwa i płynów to także wydatek, który można zaliczyć do KUP. Do nich zaliczają się również opłaty za autostrady i inne płatne drogi.

Czy rata leasingowa podlega ograniczeniu kosztów 75%?

Limit kosztów 75% został wprowadzony tylko na wydatki eksploatacyjne, np.: paliwo, myjnia czy naprawy. Nie dotyczy on rat leasingowych. Rata leasingowa objęta jest innym limitem kwotowym a dotyczy on chcących sfinansować auta droższe niż 150 tys. (dla aut spalinowych i hybryd) lub 225 tys. zł (dla aut elektrycznych). W limit wlicza się nie tylko cena netto samochodu osobowego, ale także VAT, którego nie można było odliczyć. Procentowy udział limitu w wartości samochodu wskaże w jakim procencie wartość rat leasingowych może być wliczana w koszty np. jeżeli rata to 3000 zł netto a wartość pojazdu przy użytku mieszanym to 168000 zł (w tym netto+50%VAT) to proporcja dla raty w kosztach byłaby liczona 3345(czyli rata netto + 50% VAT) x 150.000/168000 = 2986,61 zł jako koszt w kpir.