Jak w systemie wprowadzić dodatkowe świadczenia dla pracownika w postaci pakietu medycznego czy karnetu sportowego, które są w 50% finansowane przez pracodawcę, a za pozostałą część płaci pracownik. Jak ustawić parametry dodatku, aby odpowiednio naliczony został podatek?

Dariusz, Kielce

Jeżeli dodatkowe świadczenia dla pracownika, czyli dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę będą finansowane w części ze środków pracodawcy oraz nie wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, wówczas ich wartość podlega opodatkowaniu, gdyż stanowią przychód ze stosunku pracy. 

Dodatkowe świadczenia dla pracownika jako przychód

W takiej sytuacji ich wartość w kwocie jaką finansuje pracodawca należy wprowadzić jako dodatek do wynagrodzenia poprzez KADRY » PRACOWNICY » KLIKNIĘCIE NA PRACOWNIKA » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ » INNE DODATKI.

W zakładce PODSTAWOWE INFORMACJE, należy wprowadzić nazwę dodatku, określić okres, w jakim pracownik korzystał będzie z dodatku. Należy pamiętać, że okres ten nie może wykraczać poza obowiązującą umowę o pracę. W polu “zmienność” należy pozostawić rodzaj stały, a w polu “wartość” wprowadzić wartość świadczenia finansowaną przez pracodawcę, aby system prawidłowo obliczył podatek.

W drugiej zakładce okna wprowadzania dodatku - ZAAWANSOWANE, należy wprowadzić następujące parametry:

1. W bloku “Czy składnik wchodzi do podstawy?” zaznaczone powinno być pole “opodatkowania”. Jeśli chodzi o oskładkowanie tego składnika, to zależne jest to od wielu czynników - np. czy składki finansowane są  wyłącznie przez pracodawcę czy również przez pracownika, od zapisów w regulaminie pracy czy wynagradzania;
   
2. W bloku “Czy składnik ma wpływ na podstawy?” zwykle pozostawiamy odznaczone wszystkie pola (jeśli nie stanowi podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie chorobowe);
3. W bloku “Zasady potrąceń i naliczeń…” jak wyżej pozostawiamy wszystkie pola odznaczone;
4. W bloku “Inne” proszę o zaznaczenie:

• “nie pomniejszaj w miesiącach granicznych umowy” co pozwoli na odpowiednie zastosowanie także w pierwszym i ostatnim miesiącu obowiązywania umowy
• “nie uwzględniaj w wynagrodzeniu netto” - co pozwoli na wyłącznie naliczenie i potrącenie podatku lecz nie będzie doliczone jako faktyczna kwota do wypłaty dla pracownika
• proszę o zwrócenie uwagi na pozycję “uwzględniaj w kosztach firmy” - jeżeli faktura za świadczenia dla pracowników ujęta będzie jako wydatek (WYDATKI » DODAJ WYDATEK) to opcja ta powinna pozostać odznaczona. Kwota dodatku nie powiększy kwoty brutto listy płac, która księgowana w systemie jest automatycznie.

W kolejnej zakładce okna Dodawanie składnika wynagrodzenia - ZASADY POMNIEJSZANIA SKŁADNIKA PRZY NIEOBECNOŚCI pozycje poszczególnych rodzajów nieobecności, które zostaną zaznaczone sprawią, że dodana wartość świadczenia zostanie pomniejszona na liście płac, w przypadku wprowadzenia w grafiku pracownika danego rodzaju nieobecności. Dlatego też w tej zakładce wszystkie pozycje powinny pozostać odznaczone, ponieważ urlop wypoczynkowy czy inna krótkotrwała nieobecność nie wpłyną na zmianę wartości świadczenia jakim jest karnet sportowy czy inny benefit dla pracownika.

W ten sposób skonfigurowany dodatek pozwoli na naliczenie zaliczki na podatek od świadczenia dla pracownika, przy jednoczesnym nie uwzględnieniu kwoty świadczenia w samej wypłacie dla pracownika i odpowiednie ujęcie na liście płac w kwocie brutto, jednak bez konsekwencji księgowych.

Potrącenie kwot opłacanych przez pracownika

Kolejnym krokiem powinno być dodanie potrącenia w kwocie jaką finansuje pracownik. W tym celu należy wprowadzić potrącenie poprzez KADRY » PRACOWNICY » KLIKNIĘCIE NA PRACOWNIKA » DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ » POTRĄCENIE.

Lista płac z dodatkowym świadczeniem

Po tak zapisanym potrąceniu lista płac (KADRY » LISTY PŁAC » MENU » ZBIORCZE » DODAJ LISTĘ PŁAC) wyglądać będzie następująco:

Zostanie na niej uwzględniony zarówno inny dodatek jak i potrącenie.