Generowanie formularza Z-3a w wFirma.pl

W systemie wFirma.pl istnieje możliwość generowania formularza Z-3a dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenie. Należy go przekazać do ZUS, w przypadku, gdy zleceniobiorca za czas niezdolności do pracy chce otrzymywać zasiłek. Oczywiście, aby otrzymanie takiego świadczenia było możliwe konieczne jest podleganie dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu nieprzerwanie co najmniej przez 90 dni.

Dodawanie ZUS Z-3a w systemie

Formularz ZUS Z-3a można dodać w systemie poprzez KADRY » PRACOWNICY klikając na nazwisko pracownika. W oknie Szczegółów pracownika należy przejść do zakładki EWIDENCJA CZASU PRACY. Tam po przejściu do NIEOBECNOŚCI wybieramy DODAJ.

Tu podaje się wyłącznie rodzaj nieobecności i okres jej obowiązywania. Zleceniobiorcy nie otrzymują wynagrodzenia chorobowego (kod 331), a od razu zasiłek (kod 313). Ważne jest, aby o tym pamiętać, gdyż w przeciwnym razie niezdolność do pracy nie wykaże się w raporcie imiennym RSA. Zamiast opcji Zapisz po kliknięciu na rozwinięcie przycisku wybrać należy ZAPISZ I GENERUJ ZUS Z-3A. Wtedy pojawi się formularz do uzupełnienia i wydruku.

Na samym początku zaświadczenia konieczne jest oznaczenie, czy jest ono składane pierwszorazowo, czy zleceniobiorca stara się o kontynuację wypłaty świadczenia.

Dane identyfikacyjne płatnika

Część I formularza jest uzupełniana automatycznie - informacje do niej są pobierane z ustawień. Co istotne przy imporcie Z-3a płatnika dane podane na druku muszą być identyczne ja te podane w ZUS. Oznacza to, że przy tworzeniu Z-3 w wfirma w bloku dane płatnika (które są edytowalne) należy przekopiować wszystko co podane w PUE, np. uzupełnić takie dane jak Regon czy pesel (mimo tego, że na druku jest informacja, że przy podaniu nip nie trzeba pozostałych danych wpisywać). Znaczenie ma nawet wielkość liter (jeśli na PUE nazwa firmy jest podana dużymi literami to i w Z-3 musi być podane dużymi), ważne jest też np. to, czy w prawidłowym miejscu jest spacja czy jej nie ma.

Dane ubezpieczonego

Ta część Z-3a dotyczy osoby, która będzie ubiegała się o świadczenie. Zaciągnięte zostają tu dane przypisane do pracownika w module KADRY. W tej części większość danych jest nieedytowalna.

Na kolejnej stronie zaświadczenia podany jest adres zleceniobiorcy.

Wybór świadczenia

W części III na podstawie wprowadzonej nieobecności zostanie:

• zaznaczony rodzaj świadczenia o jakie zleceniobiorca występuje,
• podany okres, za który powinien zostać wypłacony zasiłek.

Informacje dotyczące ubezpieczenia zleceniobiorcy

Formularz ZUS Z-3a w systemie wFirma.pl dedykowany jest wyłącznie dla zleceniobiorców, dlatego tytuł jakiemu podlega ubezpieczony jest automatycznie zaznaczony (punkt 2) i nie ma możliwości edycji tej części. Podleganie ubezpieczeniom jest czytane ze schematu ustawionego przy aktualnej umowie.

Informacje dotyczące ubezpieczonego

W części V należy uzupełnić informacje dotyczące zleceniobiorcy:

1. datę od kiedy zleceniobiorca podlega ubezpieczeniu chorobowemu, bądź okres w którym takim ubezpieczeniem był objęty - do wypełnienia samodzielnie;
2. datę od kiedy zleceniobiorca podlega ubezpieczeniu wypadkowego, bądź okres w którym takim ubezpieczeniem był objęty - do wypełnienia samodzielnie;
3. czy ustał tytuł do ubezpieczenia (czyli czy współpraca została zakończona) - automatycznie zaznaczone NIE. Po zaznaczeniu TAK należy podać ostatni dzień obowiązywania umowy;
4. czy niezdolność powstała w związku z wypadkiem/chorobą zawodową - zaznaczone jest automatycznie NIE. Po zaznaczeniu któregoś z powodów zaznaczone zostaje zaznaczone TAK, co powoduje konieczność podania dokumentu potwierdzającego wystąpienie takiego zdarzenia;
5. czy w okresie niezdolności do pracy ubezpieczony przebywa na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, odbywa karę pozbawienia wolności bądź też przebywa w areszcie tymczasowym - automatycznie zaznaczone jest NIE. Po wyborze którejś z tych opcji, zaznaczone zostanie TAK. Wtedy konieczne będzie podania okresu danego zdarzenia.

Informacja o wypłaconych świadczeniach

Część VI zawiera informacje o wypłaconych przez płatnika świadczeniach. Punkt 1 nie dotyczy zleceniobiorcy, dlatego zaznaczone powinno tam być NIE.

Punkt 2 dotyczy wypełnia się w przypadku, gdy zleceniobiorcy zostały wypłacone zasiłki. Automatycznie zaznaczone jest NIE, dla firm, które nie są płatnikami zasiłków. Jeśli zasiłki były wypłacone należy zaznaczyć TAK i uzupełnić dane jak kod literowy i okres.

W punkcie 3 podaje się informację o wypłacie zasiłku macierzyńskiego. Automatycznie zaznaczone jest NIE. Po zaznaczeniu TAK należy uzupełnić pozostałe dane jak okres i procent stawki zasiłku. Punkt 4 nie dotyczy zleceniobiorców, zatem powinno pozostać zaznaczone NIE.

W ostatnim 4. punkcie oznacza się wypłatę uposażenia/stypendium/innych świadczeń za okres orzeczonej niezdolności do pracy. Ta część nie dotyczy jednak zleceniobiorcy, więc automatycznie zostanie zaznaczone NIE.

Pozostałe informacje

W części VII określa się czy na dzień 30 listopada roku poprzedniego zgłaszało się co najmniej 20 ubezpieczonych. Od tego zależy czy to ZUS czy zakład pracy powinien wypłacać zasiłki. 

Określenie przychodu na cele ustalenia podstawy zasiłku

Część VIII użytkownik powinien wypełnić samodzielnie. Można posiłkować się kartoteką dochodową , którą można generować w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DRUKUJ » KARTOTEKA DOCHODOWA.

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przychód za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli okres podlegania zleceniobiorcy ubezpieczeniu chorobowemu jest krótszy, wówczas przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku wykazuje się przychód za pełne miesiące kalendarzowe. Przez przychód należy rozumieć podstawę naliczania składki na ubezpieczenie chorobowe czy wypadkowe po odliczeniu kwoty 13,71% podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.

Podstawę zasiłku,  w przypadku nieobecności zasiłkowej powstałej w pierwszym miesiącu pracy stanowi kwota:

• kwota przychodu określona w umowie przypadająca na miesiąc, w którym powstało prawo do zasiłku, jeśli odpłatność za zlecenie określono kwotowo,
• kwota przeciętnego miesięcznego przychodu innych ubezpieczonych, z którymi płatnik składek zawarł takie same lub podobne umowy z miesiąca, w którym powstało prawo do zasiłku, jeżeli odpłatność za zlecenie określono w kwotowej stawce godzinowej, akordowej lub prowizyjnej.

Uwagi

W tej części druku Z-3a podaje się dodatkowe informacje, których nie można ująć w pozostałych miejscach zaświadczenia.

Informacja o rachunku bankowym

W tym miejscu pobierany jest numer rachunku zleceniobiorcy, o ile został wpisany w szczegółach pracownika. Na końcu znajduje się oświadczenie o podaniu faktycznych danych i zobowiązanie do poinformowania ZUS o ewentualnych zmianach. Data wypełnienia podstawia się automatycznie jako data bieżąca.

Po wypełnieniu zaświadczenia należy kliknąć na ZAPISZ. Wygenerowane ZUS Z-3a zostanie ulokowane w zakładce KADRY » DEKLARACJE. Zaświadczenia nie można wysłać do ZUS bezpośrednio z systemu, jednak można je eksportować w do pliku XML, a następnie zaimportować do PUE. Szczegółowa instrukcja na ten temat dostępna jest w artykule: Eksport zaświadczeń Z-3, Z-3a i Z-3b i ich wysyłka z PUE. Zaświadczenie można również wydrukować (zaznaczenie » DRUKUJ) i przekazać w wersji papierowej do ZUS.