Ewidencja przebiegu pojazdu - jak ją prowadzić w systemie?

Jak księgować faktury za wydatki eksploatacyjne do samochodu, do którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu? Jaki jest prawidłowy sposób rozliczania auta na zasadzie kilometrówki w systemie wfirma.pl?

Od 2019 roku został zniesiony obowiązek prowadzenia kilometrówki dla celów PIT, na rzecz rozliczania wydatków związanych z eksploatacją pojazdu osobowego prywatnego do limitu 20% kosztów uzyskania przychodu, o czym więcej w artykule: Likwidacja kilometrówki dla samochodów prywatnych w 2019 r.

Jednakże zgodnie z nowymi przepisami dla pojazdów osobowych niefirmowych oraz dla pojazdów firmowych, innych niż wymienione w ustawie jako konstrukcyjnie, przeznaczone wyłącznie do działalności, dla których użytkownik wskazał użytek "tylko w działalności" (uprawniający do ujmowania 100% kosztów związanych z eksploatacją pojazdu w KPIR oraz odliczania 100% VAT) należy prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu, w której wskazane zostaną przejechane firmowo trasy wraz ze stanem licznika (na początek wykorzystywania pojazdu tylko do działalności oraz koniec wykorzystywania pojazdu tylko do działalności).

Ewidencja przebiegu pojazdu - jak prowadzić w systemie?

Jak dodać przejechaną trasę do systemu?

Wpisy dotyczące przejechanych tras należy wprowadzać poprzez zakładkę WYDATKI » KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DODAJ WPIS.

Następnie w okienku, które się pojawi należy:

• wybrać pojazd z dostępnej listy,
• uzupełnić imię i nazwisko kierowcy,
• wskazać datę przejazdu,
• uzupełnić cel wyjazdu (wskazane jest podanie jak najbardziej szczegółowych danych np. Dojazd do klienta X w celu ...),
• uzupełnić trasę - można wybrać zdefiniowaną wcześniej trasę lub wprowadzić nową wpisując ręcznie przejechany dystans (w km) oraz przebieg trasy np. Warszawa -> Wrocław.

Jak dodać stan licznika do systemu?

Po wprowadzeniu pojazdu do systemu i wskazaniu użytku "tylko w działalności" system wymusi uzupełnienie stanu licznika na początek wykorzystywania pojazdu tylko w działalności - czyli w oknie które się pojawi należy jako zdarzenie wskazać POCZĄTEK WYKORZYSTYWANIA POJAZDU TYLKO W DZIAŁALNOŚCI, uzupełnić datę pomiaru oraz stan licznika. Zapisujemy.

W związku z wprowadzeniem stanu licznika początkowego, przedsiębiorca zobowiązany będzie na koniec każdego miesiąca dokonać odczytu stanu licznika. W tym celu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KILOMETRÓWKA » STANY LICZNIKÓW » DODAJ STAN LICZNIKA i w oknie które się pojawi wybrać:

• rodzaj zdarzenia: KONIEC MIESIĄCA,
• wybrać pojazd z dostępnej listy,
• uzupełnić datę pomiaru - ostatni dzień miesiąca,
• stan licznika.

Ewidencja przebiegu pojazdu - drukowanie

Po uzupełnieniu kilometrówki oraz faktur kosztowych dotyczących eksploatacji pojazdu można wydrukować z zakładki KILOMETRÓWKA » KILOMETRÓWKA » DRUKUJ » EWIDENCJĘ (VAT). W oknie generowania wydruku należy wskazać okres rozliczeniowy: miesiąc bądź kwartał oraz pojazd, którego dotyczy ewidencja.

Jak księgować wydatki związane z użytkowaniem pojazdu dla którego prowadzona jest kilometrówka?

Wydatki, związane z użytkowaniem samochodu prywatnego dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, księguje się następująco: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie jako rodzaj wydatku wybieramy ZAKUP PALIWA DO POJAZDU lub INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z BIEŻĄCYM UŻYTKOWANIEM POJAZDU. W oknie wprowadzenia wydatku wprowadzamy dane zgodnie z fakturą oraz wybieramy pojazd z listy. Tak zaksięgowane wydatki trafią do kol. 13 KPIR w kwocie netto oraz rejestru VAT zakupu w kwocie VAT 100%.