Minister Spraw Wewnętrznych w drodze rozporządzenia określił warunki jakie muszą spełniać systemy informatyczne, w których przetwarzane są dane osobowe wskazując m.in. na konieczność tworzenia oraz tego jak przechowywane są kopie zapasowe.
W serwisie wfirma.pl kopia bezpieczeństwa systemu sporządzana jest codziennie. Kopia bezpieczeństwa przechowywana jest w zaszyfrowanej postaci, w innej lokalizacji niż serwer główny. Dzięki temu tworzenie i przechowywanie tzw. backupów jest zgodnie z postanowieniem Ministra:
przechowuje się je w miejscach zabezpieczonych przed nieuprawnionym przejęciem, modyfikacją, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
usuwa się je niezwłocznie po ustaniu ich użyteczności.
Kopie zapasowe można sporządzić także ręcznie. W tym celu należy przejść do sekcji USTAWIENIA » BEZPIECZEŃSTWO » KOPIE ZAPASOWE i wybrać przycisk STWÓRZ KOPIĘ.
W celu zapewnienia wysokiej jakości bezpieczeństwa zaszyfrowane dane systemowe przechowywane są w dwóch odległych od siebie serwerowniach (data center). Dostawcy usług hostingowych, z którymi współpracuje wfirma.pl legitymują się najwyższymi certyfikatami stosowania procedur bezpieczeństwa.
Usuwanie kopii zapasowych odbywa się automatycznie po upływie ustalonego przez administratora czasu retencji.