Moduły informacyjne czyli dashboard do zarządzania firmą

System wfirma.pl daje swobodę wyboru informacji jakie mają być widoczne na stronie głównej konta użytkownika dzięki funkcji DASHBOARDU (pulpitu) znanej również jako moduły informacyjne. Zawiera on zbiór modułów z ważnymi informacjami. Z ich poziomu istnieje również możliwość używania skrótów - generowania deklaracji, wystawiania faktur, kontroli ważnych terminów i wiele innych. Wybrane moduły można przesuwać w dowolne miejsce na stronie głównej lub w dowolnym momencie je wyłączyć. Dzięki temu przedsiębiorca zaraz po zalogowaniu do swojej firmy widzi najbardziej istotne dla siebie informacje. Główną funkcją dashboardu jest wgląd w aktualne informacje oraz dane związane z bieżącym okresem dla firmy. W przypadku potrzeby wyświetlenia większej ilości danych Użytkownik ma możliwość kliknięcia przycisku WIĘCEJ, co spowoduje, w zależności od danego modułu, przeniesienie do odpowiedniej zakładki w systemie, bądź wyświetlenia bardziej szczegółowych informacji o danym obszarze.

Ustawienia dashboardu - jak dodać lub usunąć moduł informacyjny?

W zakładce START » STRONA GŁÓWNA, w górnej belce znajduje się obszar, w którym wyświetlane są skróty do poszczególnych akcji w systemie - po lewej stronie. Natomiast po prawej stronie znajduje się odnośnik do USTAWIEŃ DASHBOARDU.

Funkcja Ustawień pozwala na definiowanie, które moduły i skróty będa wyświetlane na dashboardzie. Aby włączyć dany moduł wystarczy przejść do zakładki MODUŁY i kliknąć w niebieski przełącznik obok nazwy. W analogiczny sposób, kliknięciem w przełącznik, można dany moduł wyłączyć - wtedy przełącznik zmieni kolor na szary.

W zakładce SKRÓTY, użytkownik ma możliwość zdefiniowania skrótów, które będą wyświetlane w górnej belce - ich kliknięcie spowoduje wykonanie odpowiedniej akcji oraz dodanie analogicznego modułu do dashboardu.

Wystaw fakturę

Z poziomu tego modułu istnieje możliwość wglądu w 4 ostatnio wystawionych faktur sprzedaży oraz wystawienie nowej faktury sprzedaży.

W tabeli widoczne są kolumny:

• NR FAKTURY, gdzie po kliknięciu w numer wyświetlone zostaną szczegóły danej faktury,

• KONTRAHENT, gdzie po kliknięciu w danego kontrahenta zostaną wyświetlone jego szczegóły,

• KWOTA, która przedstawia “kwotę razem” dla danego dokumentu.

Aby wystawić fakturę z poziomu tego modułu należy wybrać przycisk Wystaw fakturę. Po jego kliknięciu wyświetlone zostanie okno wystawiania faktury sprzedaży.

Po wybraniu przycisku Pokaż więcej, dostępnego pod listą faktur, zostanie wyświetlona lista wszystkich faktu przychodowych z możliwością ich filtrowania.

Księguj wydatek z OCR

Moduł ten służy do księgowania wydatków i wersji roboczych wydatków, zarówno poprzez funkcję OCR, jak i ręcznie. 

W przypadku księgowania poprzez OCR, plik z fakturą można dodać po kliknięciu w opcję DODAJ FAKTURĘ lub przeciągając plik bezpośrednio w to miejsce. Proces księgowania wydatku przy użyciu funkcji automatycznego OCR został szczegółowo opisany w artykule pomocy: Program do odczytywania faktur w chmurze - automatyczny OCR.

Z chwilą przetworzenia dodanego dokumentu w spiętym obok module pojawi się lista faktur w wersjach roboczych, które można szybko zaksięgować. W tabeli widoczne są kolumny:

• NR DOKUMENTU, gdzie po kliknięciu w numer wersji roboczej wydatku (oznaczone czerwoną kropką) wyświetlony zostanie widok księgowania wersji roboczej. Przy wybraniu numeru faktury zakupu (oznaczone zieloną kropką) wyświetlony zostanie widok szczegółów dokumentu,

• KONTRAHENT, gdzie po kliknięciu w danego kontrahenta zostaną wyświetlone jego szczegóły,

• KWOTA, która przedstawia “kwotę razem” dla danego dokumentu.

Z poziomu tego modułu istnieje możliwość wglądu w 5 ostatnio wystawionych faktur zakupowych / wersji roboczych, oraz dodania nowego wydatku lub zaksięgowania wprowadzonej wcześniej wersji roboczej.

W module istnieje również możliwość przefiltrowania wyświetlanych dokumentów poprzez wybranie odpowiedniej wartości: Wszystkie, Robocze, Zaksięgowane

Aby dodać fakturę zakupu z poziomu tego modułu należy wybrać zieloną ikonę +, przy KSIĘGUJ WYDATEK w nagłówku modułu. Po jej kliknięciu wyświetlone zostanie okno księgowania wydatku. W przypadku posiadania wersji roboczych wydatków pojawi się czerwona ikona + przy KSIĘGUJ WERSJE ROBOCZE, która umożliwi zaksięgowanie wcześniej zdefiniowanych wersji roboczych faktur zakupu.

Po wybraniu przycisku WIĘCEJ użytkownik zostanie przeniesiony do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » WERSJE ROBOCZE pod warunkiem, że będzie posiadał niezaksięgowane wersje robocze. W przypadku posiadania jedynie zaksięgowanych wydatków użytkownik zostanie przeniesiony do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE, gdzie będzie miał możliwość wglądu we wszystkie faktury zakupowe.

Należności i zobowiązania

Moduł ten dostarcza przedsiębiorcy na bieżąco informacji o tym, jaka jest kwota należnych ale jeszcze nie otrzymanych od kontrahentów należności (Przychody), i co ważne, jaka jest kwota zobowiązań czyli zadłużenia przedsiębiorcy (Wydatki). Zadłużenie to, w przypadku korzystania z pakietu Księgowości online pokazywane jest dodatkowo w rozbiciu na:

• wynikające z podatków i ZUS (te bowiem zwykle regulowane są w pierwszej kolejności z uwagi na konsekwencje), oraz

• koszty, czyli zobowiązania wobec innych kontrahentów.

Prognoza podatków PIT oraz VAT

W tym module użytkownik ma możliwość wygenerowania wstępnych wyliczeń podatku VAT i PIT w danym okresie miesiąca/kwartału. Prognoza wyliczana jest na podstawie wprowadzonych dotychczas dokumentów. Zawarte w tym miejscu wyliczenia mają jedynie charakter informacyjny. Po najechaniu kursorem myszy na wybraną kwotę prognozy pokazane zostaną wyszczególnione wartości:

• w przypadku prognozy PIT - przychód narastająco, koszty narastająco i składki ZUS z danego miesiąca / kwartału,

• w przypadku prognozy VAT, przychód, koszty i nadwyżka podatku naliczonego nad należnym z danego miesiąca / kwartału.

W celu odświeżenia wartości danych wyliczeń (np. po wprowadzeniu nowych dokumentów) należy nacisnąć ikonę odświeżenia, umiejscowionej po prawej stronie od nagłówka modułu. Domyślnie moduł pokazuje wartość 0 do czasu jego pierwszego odświeżenia w danym miesiącu.

Podatki i deklaracje

Za pośrednictwem tego modułu użytkownik może wyliczyć zobowiązania podatkowe oraz je uregulować a także dokonać wysyłki poszczególnych deklaracji rozliczeniowych.

Moduł podzielony jest na dwie zależne od siebie części:

• PODATKI I UBEZPIECZENIA dotyczący obliczania oraz opłacania zobowiązań podatkowych PIT, VAT, ZUS,

oraz

• DEKLARACJE, ZEZNANIA ROCZNE I JPK za pośrednictwem, których możemy wygenerować oraz wysłać następujące dokumenty rozliczeniowe:

• JPK_V7, 

• ZUS DRA, 

• PIT-11, 

• PIT-36, 

• VAT-UE.

Wyniki firmy

W tym module dostępne są informacje o aktualnym wyniku firmy, czyli o jej przychodzie, kosztach oraz ewentualnym dochodzie / stracie, czyli różnicy dwóch wcześniej wspomnianych wartości. Wyliczenia pokazywane są narastająco od początku roku. 

W przypadku wykazania dochodu wartość będzie wyświetlana w kolorze zielonym, a w przypadku straty czerwonym.

Po wybraniu wielokropka w prawym dolnym rogu modułu wyświetlony zostanie widok z rozbiciem na poszczególne miesiące danego roku. Istnieje tu również możliwość zdefiniowania, czy wartości mają być wyświetlane narastająco czy też nie poprzez wybrania przycisku obok NARASTAJĄCY WIDOK KWOT. Przy wyborze widoku narastającego, przychody i koszty z poszczególnych miesięcy będą sumowane - w przypadku nie wybrania tej opcji wyniki będą przedstawiane osobno dla wszystkich miesięcy z osobna.

W tym miejscu znajduje się również przycisk WIĘCEJ, po wybraniu którego użytkownik przeniesiony zostanie do zakładki ANALIZY » PRZYCHODY I KOSZTY gdzie będzie mógł zweryfikować wspomniane wartości przedstawione w formie wykresu.

Proces zatrudnienia 

Proces zatrudnienia bywa wielowątkowy i wymaga od pracodawcy dobrej organizacji i znajomości terminów. Aby ułatwić przedsiębiorcy ten proces stworzyliśmy moduł który niejako prowadzi za rękę, wskazując kolejne kroki do wykonania. W celu włączenia modułu konieczne jest kliknięcie w skrót dodaj pracownika. Moduł PROCES ZATRUDNIENIA składa się z 4 elementów: 

• dodaj pracownika

• skierowanie

• dodaj umowę

• ubezpieczenie

System elastycznie przeprowadza użytkownika przez wszystkie czynności krok po kroku. 

Dodanie pracownika do systemu powoduje podświetlenie kolejnego kroku w procesie. Z kolei po wystawieniu skierowania na badania kieruje użytkownika do czynności dodawania umowy. Ostatnim krokiem w całym cyklu jest zgłoszenie do ubezpieczeń pracownika. 

Po wykonaniu ostatniej czynności proces uznaje się za zamknięty, ikony dotyczące poszczególnych działań zostaną wyszarzone. Przy przyjęciu nowego pracownika całą procedurę można rozpocząć od początku. Nie jest to jednak obligatoryjne, pracodawca który dobrze zna zasady zatrudniania pracowników, nie musi posiłkować się tą listą kontrolną. Te same działania może wykonać bezpośrednio w zakładce KADRY » PRACOWNICY, a w celu szybkiego dodania pracownika do systemu, może korzystać jedynie ze skrótu DODAJ PRACOWNIKA. Moduł proces zatrudnienia ma stanowić pomoc dla mniej zaawansowanych użytkowników lub dla pracodawców, którzy zatrudniają pracownika pierwszy raz lub też zatrudnienia odbywają się sporadycznie.

Koszty zatrudnienia

Moduł koszty zatrudnienia ma na celu przedstawić użytkownikowi jakie są całkowite koszty związane z zatrudnieniem pracowników. Warto pamiętać, że na całkowity koszt zatrudnienia pracowników składa się wynagrodzenie w kwocie brutto a także składki ZUS finansowane ze środków pracodawcy. Moduł KOSZT ZATRUDNIENIA przedstawi całkowity koszt zatrudnienia pracowników na podstawie: umowy o pracę, umowy zlecenie oraz umowy o dzieło. Z kolei wykres kołowy wskaże kwotę sumy całkowitego zatrudnienia pracowników. Po naciśnięciu na jeden z rodzajów umowy lub na konkretny kolor na wykresie, system wskaże koszt zatrudnienia wynikający z danego rodzaju umowy.

Po naciśnięciu wielokropka pojawi się okno w którym wykazane jest zestawienie list płac, z góry wynika koszt zatrudnienia pokazany w module głównym.

Stan zatrudnienia

W tym module użytkownik ma możliwość zweryfikowania bieżącego stanu zatrudnienia pracowników w firmie. na. W polu AKTYWNI widnieje liczba umów aktywnych (czyli takich, które nie zostały zakończone lub nie wygasły.) w danym dniu.

Po kliknięciu w wartość w polu AKTYWNI, jeśli nie wynosi ona 0, wyświetlona zostanie liczba aktywnych umów w rozbiciu na: 

• umowy o pracę,

• umowy zlecenie,

• umowy o dzieło.

Po kliknięciu w wartość w polu AKTYWNI, jeśli nie wynosi ona 0, wyświetlona zostanie liczba aktywnych umów w rozbiciu na: 

• umowy o pracę,

• umowy zlecenie,

• umowy o dzieło.

Po naciśnięciu na wielokropek system przeniesie użytkownika do zakładki KADRY » UMOWY.

Z kolei pole NIEOBECNI wskazuje liczbę pracowników, którzy w danym dniu posiadają zdefiniowaną w systemie nieobecność.

W przypadku NIEOBECNOŚCI, po kliknięciu w wartość pola wyświetlone zostanie okno, z poziomu którego użytkownik będzie miał możliwość zweryfikowania, który z pracowników jest nieobecny, jaki rodzaj nieobecności występuje oraz do kiedy dana nieobecność ma miejsce ( w tym celu należy nacisnąć strzałkę w dół). Dodatkowo w tym miejscu istnieje możliwość dodania nowej nieobecności przy użyciu przycisku DODAJ, zmodyfikowania lub usunąć nieobecności przy użyciu przycisku MODYFIKUJ / MODYFIKUJ » USUŃ po wcześniejszym zaznaczeniu nieobecności, którą chcemy zmienić oraz import e-zwolnień z PUE ZUS przy użyciu przycisku IMPORT E-ZWOLNIEŃ.

Kalendarz

W tym module wyświetlane są informacje w temacie ważnych terminów księgowych, np. PIT, ZUS, JPK V7M. Po kliknięciu w odpowiedni termin zostanie wyświetlony jego opis. Z poziomu tego modułu nie są natomiast widoczne terminy dodane przez użytkownika z poziomu zakładki START » TERMINARZ. W przypadku daty, dla której nie ma zdefiniowanych żadnych terminów podatkowych nie istnieje możliwość kliknięcia danej pozycji z poziomu kalendarza.

Notatki

W tym module użytkownik ma możliwość dodawania, modyfikacji, usuwania oraz przeglądania zdefiniowanych notatek. Notatki są widocznie jedynie dla użytkownika, który je zdefiniował - inni użytkownicy nie będą mieli w nie wglądu. W module wyświetlanych jest maksymalnie do 3 ostatnio dodanych notatek. W moduły widoczny jest tytuł, część treści notatki oraz data jej zdefiniowania. Aby zobaczyć pełną treść notatki należy najechać kursorem myszy na ikonę notatki po lewej stronie tabeli.

W celu dodania nowej notatki wystarczy wybrać ikonę + widoczną w nagłówku modułu. Aby zmodyfikować konkretną notatkę należy kliknąć w jej nagłówek, co spowoduje otwarcie okna modyfikacji. Aby usunąć daną wartość należy kliknąć w czerwoną ikonę kosza, która pojawi się w momencie najechania kursorem myszy na notatkę po jej prawej stronie.

Kliknięcie w trzy kropki, w prawym dolnym rogu modułu spowoduje wyświetlenie wszystkich zdefiniowanych w systemie notatek.

Terminy

Moduł ten umożliwia wgląd do terminarza wraz ze zdefiniowanymi przez użytkownika terminami własnymi, jak i terminami poszczególnych deklaracji i podatków. Informacje tu zawarte są analogiczne z terminami zdefiniowanymi z poziomu zakładki START » TERMINARZ. Z poziomu tego modułu użytkownik ma również możliwość dodania nowego terminu poprzez naciśnięcie zielonej ikony + w jego nagłówku. W module wyświetlane jest maksymalnie 5 terminów, niezależnie od tego czy są to terminy własne, czy predefiniowane w systemie. Wgląd w poszczególne terminy ogranicza się jedynie do aktualnego miesiąca, można jednak dowolnie zmieniać dni miesiąca poprzez kliknięcie w odpowiednią datę - spowoduje to wyświetlenie terminów na wybraną wartość.

Po wybraniu przycisku WIĘCEJ użytkownik zostanie przeniesiony do zakładki START » TERMINARZ.

Terminy ważności produktów

Moduł dostępny jest dla przedsiębiorców, którzy posiadają włączoną opcję dat ważności i chcą monitorować terminy ważności produktów. Aby uruchomić opcję dat ważności produktów należy przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » MAGAZYN » OGÓLNE i zaznaczyć opcję WŁĄCZ DATY WAŻNOŚCI PRODUKTÓW. W module tym można sprawdzić, którym produktom zbliża się lub skończył się termin ważności oraz stan ilościowy tych partii na magazynie. Bezpośrednio z listy można także przejść w szczegóły każdego z produktów (poprzez kliknięcie na nazwę produktu). Ponadto w module przy liście produktów znajdują się statusy partii:

• dla przeterminowanej partii towaru,

• dla partii towaru, którego zbliża się termin ważności.

Szczegółowe informacje o terminie ważności produktów dostępne są w artykule pomocy: Daty ważności w rozbudowanym magazynie oraz Informacja o zbliżającym się terminie ważności produktów.

Stan kasy

Moduł kasowy to funkcja dla firm, które posiadają zasoby pieniężne w gotówce i chcą je kontrolować z poziomu systemu wFirma. Funkcja ta jest dostępny jedynie dla osób, które uruchomiły moduł kasowy w zakładce USTAWIENIA » INNE » KASA, zaznaczając opcję WŁĄCZ MODUŁ KASOWY.

Po kliknięciu w wielokropek w prawym dolnym rogu modułu użytkownik zostanie przeniesiony do zakładki START » KASA gdzie istnieje pełna możliwość wglądu w dokumenty kasowe.

Więcej informacji o module Kasa znajduje się w artykule: Moduł Kasa.

Poznaj funkcje systemu

Moduł ma za zadanie informować użytkowników o przydatnych funkcjach systemu wFirma. Nie ma możliwości usunięcia / ukrycia modułu, gdyż wyświetlane w nim informacje są ważne z punktu widzenia użyteczności systemu.

Zamówienia Allegro bez powiązanych dokumentów

Jeśli użytkownik posiada integrację z Allegro, w ramach korzystania z dodatku Integrator e-commerce, może w tym module zobaczyć pobrane zamówienia z Allegro, moduł pozwala również na pełną obsługę pobranych zamówień z Allegro.