Przechowywanie dokumentów

Czy prowadząc księgowość online istnieją jeszcze jakieś dokumenty, które po ich sporządzeniu wymagają wydrukowania ?

Zdecydowanej większości dokumentów nie trzeba drukować. Część z nich można przechowywać w formie elektronicznej np. jako pliki PDF na dysku komputera, płytach CD lub pamięci USB. Ważne jest, aby przechowywać je w takiej formie, która zabezpiecza je przed zmianą danych oraz umożliwia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydruk wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi, jeśli zażądają go organy podatkowe.

Przechowywanie dokumentów w wersji elektronicznej

Przedsiębiorca może przechowywać w wersji elektronicznej następujące dokumenty:

• księgę przychodów i rozchodów (KPiR),
  Od kwietnia 2016 roku przepis nakładający obowiązek drukowania KPiR został uchylony.
   
• rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
• faktury sprzedażowe oraz kosztowe wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej. Również faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej (po ich zeskanowaniu),
• ewidencję wyposażenia,
• ewidencję środków trwałych,
• kopie zgłoszeń płatnika składek ZUS oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.   

Jakie dokumenty należy drukować?

W przypadku prowadzenia księgowości online nie wszystkie dokumenty można przechowywać elektronicznie. W dalszym ciągu drukować należy:

• ewidencję przychodów (ryczałt),
• dowody wewnętrzne - przychodowe i kosztowe,
• ewidencję sprzedaży bezrachunkowej,
• raporty z kasy fiskalnej zarówno dobowe jak i miesięczne,
• ewidencję przebiegu pojazdu,
• akta osobowe pracowników (wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników),
• dokumentację pracowniczą,
• kopie zgłoszeń do ubezpieczeń oraz dokumentów zmieniających lub korygujących te dokumenty.

Dokumenty papierowe muszą być poukładane chronologicznie, zgodnie z numeracją KPiR (według dat - od najstarszego, który będzie znajdował się na samym spodzie, do najnowszego, który będzie na wierzchu całej dokumentacji).