Jak wprowadzić prywatny samochód do środków trwałych firmy?

Przedsiębiorca, który zdecyduje się używać swój prywatny samochód w celach firmowych ma prawo do wprowadzenia tego pojazdu do ewidencji środków trwałych i tym samym od jego wartości początkowej dokonać odpisów amortyzacyjnych do kosztów.

Instrukcja video - Jak rozliczyć koszty samochodu w firmie?

W jaki sposób dodać prywatny samochód do środków trwałych?

Aby dodać pojazd prywatny do środków trwałych należy w pierwszej kolejności sporządzić stosowane oświadczenie o przekazaniu prywatnego majątku do majątku firmowego. Wzór znajduje się w artykule: Oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności - wzór z omówieniem.

Następnie aby dodać pojazd prywatny do środków trwałych należy przejść do zakładki: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE i skorzystać z opcji DODAJ ŚRODEK TRWAŁY.

W wygenerowanym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola:

• nazwa,

• data wprowadzenia - to moment wprowadzenia samochodu do firmy,

• numer rejestracyjny - pole pojawi się dopiero po wybraniu odpowiedniej kategorii,

• dokument nabycia - numer faktury, rachunku, umowy kupna bądź wskazanie formy - oświadczenie,

• data nabycia - data wynikająca z dowodu zakupu lub sporządzenia oświadczenia,

• wartość początkowa - należy wpisać kwotę, która wynika z:

• z bieżącej wartości rynkowej lub

• dowodu zakupu - jeśli wartość w dokumencie zakupu jest niższa od aktualnej wartości rynkowej,

• selekt środek trwały/ WNIP - należy ustawić na środek trwały,

• kategoria - należy kliknąć na lupę oraz wybrać odpowiednią kategorię środka trwałego - 741 dla samochodu osobowego lub 742 dla ciężarowego,

• metoda amortyzacji - podstawową metodą jest liniowa, której stawka wynosi 20%. Więcej o amortyzacji samochodów osobowych w artykule: Amortyzacja samochodu osobowego - metody,

• stawka amortyzacji - pozycja ta zostanie uzupełniona automatycznie na podstawie wybranego numeru KŚT lub metody amortyzacji. 

Po uzupełnieniu danych dotyczących pojazdu i kliknięciu opcji ZAPISZ pojawi się okno, w którym należy dokonać wyboru sposobu przeznaczenia pojazdu w działalności, co wpłynie na sposób odliczenia VAT oraz kosztów od wydatków związanych z pojazdem. Więcej na temat odliczeń podatku VAT od pojazdów w artykule: Samochód w firmie rozliczenie w świetle ustawy o VAT.

Samochód osobowy można wykorzystywać na dwa sposoby:

• prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
• tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu używania pojazdu w firmie).

W przypadku pojazdów ciężarowych dla celów podatkowych należy zdefiniować czy pojazd jest o masie całkowitej:

• powyżej 3,5 tony, bądź poniżej 3,5 tony, ale posiada VAT-1/VAT-2 - przysługuje odliczenie VAT 100% i 100% kosztów eksploatacyjnych, bez obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów VAT,

• poniżej 3,5 tony bez VAT-1/VAT-2 - w tym przypadku należy dodatkowo wskazać sposób użytkowania pojazdu:
• prywatnie i w działalności - odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych,
• tylko w działalności - odliczenie 100% VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych w kosztach podatkowych (wymaga prowadzenia kilometrówki, zgłoszenia pojazdu na druku VAT-26 oraz stworzenia regulaminu użytkowania pojazdu w firmie).

W przypadku użytkowania pojazdu TYLKO W DZIAŁALNOŚCI wyświetli się dodatkowe okno, w którym należy uzupełnić aktualny stan licznika oraz datę pomiaru:

Po zapisaniu środka trwałego do Księgi Przychodów i Rozchodów w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki będą trafiały odpisy amortyzacyjne zgodnie z planem amortyzacji, który można zobaczyć w zakładce EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, po kliknięciu na nazwę środka trwałego.

Prywatny samochód w środkach trwałych - drukowanie OT

System po dodaniu samochodu prywatnego do środków trwałych automatycznie wygeneruje dokument OT, który można wydrukować na dwa sposoby. Należy w tym celu przejść do zakładki EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE, a następnie kliknąć w nazwę środka trwałego. Następnie w wyświetlonym oknie należy wybrać z górnego paska opcję DRUKUJ » DRUKUJ OT.

Dokument OT można także wydrukować przechodząc do zakładki DOKUMENTY MAJĄTKOWE. W zakładce tej znajduje się wygenerowany automatycznie dokument OT, który należy zaznaczyć i wybrać z górnego menu DRUKUJ. Pod wydruk należy podpiąć kopię dokumentu dokumentującej zakup samochodu bądź jego wycenę wraz z oświadczeniem.