Wprowadzenie nieobecności pracownika

Zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę daje mu prawo do korzystania z różnych rodzajów nieobecności. Wszystkie z nich są wykazywane, albo na liście płac, albo w deklaracji rozliczeniowej DRA (w raportach imiennych) przekazywanych do ZUS. Wprowadzenie nieobecności w systemie wFirma jest niezwykle łatwe i intuicyjne!

Wprowadzenie nieobecności

Wprowadzenie nieobecności pracownika odbywa się w zakładce KADRY » PRACOWNICY. Aby wprowadzić nieobecność pracownika, należy kliknąć na jego imię i nazwisko, a następnie w pojawiającym się oknie dialogowym przejść do zakładki Czasu pracy.

U góry widoczny jest miesiąc oraz rok, którego dotyczy przeglądana ewidencja. Z prawej strony przy poleceniu Filtry można również wybrać numer obowiązującej aktualnie umowy.

Wprowadzenie nieobecności pracownika może odbyć się jedną z trzech ścieżek:

• MENU »ECP »Akcje » Nieobecność,

• MENU »GRAFIK » prawy przycisk myszy na grafiku » Dodaj nieobecności,

• MENU » NIEOBECNOŚCI » Dodaj nieobecność.

Następnie należy uzupełnić informacje, dotyczące okresu nieobecności oraz jej rodzaju np. urlop wypoczynkowy, nieobecność spowodowana chorobą czy też urlop macierzyński. Dodatkowo w zakładce NOTATKA można zapisać dodatkowe informacje dotyczące danej nieobecności.

Wprowadzone informacje o nieobecności zostaną zapisane w kartotece pracownika, ewidencji czasu pracy, a później uwzględnione przy naliczaniu wynagrodzenia.

Nieobecność spowodowana chorobą

Nieobecność spowodowana chorobą należy wprowadzać z zakładki KADRY » GRAFIK następnie w widoku miesiąca, którego nieobecność dotyczy użyć prawego przycisku myszy i wybrać Dodaj nieobecności.

Wynagrodzenie chorobowe wypłacane jest ze środków pracodawcy przez okres choroby pracownika trwającej łącznie:

• 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,
• 14 dni w ciągu roku kalendarzowego w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia.

Po przekroczeniu przez pracownika powyższego limitu przebywania na zwolnieniu lekarskim, przy założeniu, że pracodawca zgłaszał na dzień 30 listopada ubiegłego roku do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, wypłatę zasiłku chorobowego przejmuje ZUS. Jeśli jednak pracodawca jest płatnikiem zasiłków, to na nim ciąży obowiązek wypłacania świadczenia pracownikom.

Więcej na: Rozliczanie zasiłków w systemie wfirma.pl

Wygenerowana w systemie deklaracja ZUS DRA za okres obejmujący chorobę pracownika będzie zawierała dodatkowo imienny raport RSA z okresem i kodem świadczenia przerwy.

W celu dodania do systemu nieobecności pracownika spowodowanej chorobą, w oknie dodawania nieobecności należy wybrać:

• okres choroby (na podstawie zwolnienia lekarskiego),
• Rodzaj: choroba,
• Rodzaj świadczenia i przerwy: należy wybrać kod, który informuje, jaki rodzaj świadczenia przysługuje pracownikowi w czasie choroby,
• Kod choroby - należy wpisać tylko jeśli został podany na zwolnieniu lekarskim.

Przy prowadzeniu rozliczeń kadrowych w systemie, system sam podpowiada kwotę podstawy chorobowego, pomniejszoną o składki na ubezpieczenie społeczne finansowane przez pracownika. Podstawę można edytować - wystarczy przy wprowadzaniu nieobecności podać faktyczną podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego.

Ważne jest również poprawne wypełnienie procentu podstawy chorobowej. Zwykle wypłacane jest 80%, jednak np. w przypadku choroby kobiety ciężarnej lub wypadku w drodze do pracy- wypłacane jest 100% wynagrodzenia.

Urlop wypoczynkowy

Aby poprawnie rozliczyć nieobecność pracownika z tytułu urlopu wypoczynkowego należy w pierwszej kolejności poprawnie zdefiniować limit urlopu przysługującego pracownikowi, w szczegółach pracownika, o czym więcej w artykule : Automatyczne wyliczenie limitu urlopu na dany rok .

Wprowadzenie urlopu wypoczynkowego należy dokonać  w zakładce EWIDENCJA CZASU PRACY » AKCJE » NIEOBECNOŚCI » Urlop wypoczynkowy. Poniżej można zaznaczyć opcję:

• generuj wniosek urlopowy - po zaznaczeniu tej opcji zostanie wygenerowany wniosek urlopowy gotowy do wydruku,

• urlop zatwierdzony - zaznaczenie tej opcji oznacza, że urlop został zaakceptowany przez pracodawcę i powinien zostać uwzględniony w naliczaniu wynagrodzenia na liście płac.

Po wprowadzeniu urlopu wypoczynkowego w zakładce EWIDENCJA CZASY PRACY » MENU » NIEOBECNOŚCI w części Dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania zostanie pomniejszony o ten wpis limit urlopu wyliczony w systemie.

Usunięcie nieobecności

W przypadku, gdy błędnie wprowadziliśmy nieobecność pracownika do ewidencji czasu pracy, możemy poprawić wpis, używając opcji AKCJE » USUŃ WPISY i wybrać okres, który chcemy usunąć.

Usunąć wprowadzone nieobecności można również z poziomu MENU » NIEOBECNOŚCI » zaznaczamy wybraną nieobecność » USUŃ.

Dzięki temu wprowadzona nieobecność nie będzie uwzględniona w ewidencji czasu pracy oraz nie będzie wpływać na ustaloną wysokość wynagrodzenia dla pracownika.

Usunięcie nieobecności w zakładce Ewidencja czasu pracy będzie uwzględnione w zakładce Nieobecności. Usunięta nieobecność nie będzie pomniejszała wprowadzonego limitu urlopu wypoczynkowego.

Podgląd nieobecności

Użytkownik ma możliwość podglądu wprowadzonej nieobecności, bez konieczności jej modyfikowania. Dzięki temu można sprawdzić jakie dokładnie są ustawienia dodanego wpisu, bez ryzyka dokonania zmian w systemie.

W celu otworzenia okna podglądu nieobecności wystarczy nacisnąć na rodzaj nieobecność. 

Nowe rodzaje nieobecności pracownika - nowelizacja Kodeksu pracy 2023 r.

W związku z nowelizacją Kodeksu pracy, która weszła w życie z dniem 26 kwietnia 2023 r. pracownik może korzystać z nowych rodzajów nieobecności, takich jak:

• zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej - w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w ciągu roku,
• bezpłatny urlop opiekuńczy - w wymiarze 5 dni w ciągu roku.

Oba rodzaje nieobecności są możliwe do ustawienia w systemie wFirma.pl. W przypadku zwolnienia z powodu siły wyższej - za okres tej nieobecności zostanie naliczone wynagrodzenie w wysokości 50% wynagrodzenia, ustalonego według takich samych zasad jak wynagrodzenie urlopowe. Z kolei za dodatkowy bezpłatny urlop opiekuńczy, jak wskazuje nazwa, pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie.

Obie nieobecności są limitowe w wymiarze w ciągu roku, w związku z czym są wykazane w świadectwie pracy.

Opieka nad dzieckiem z art. 188 Kodeksu pracy w systemie wFirma.pl

Urlop opieka nad dzieckiem wprowadza się poprzez KADRY » PRACOWNICY » KLIKNIĘCIE NA PRACOWNIKA » EWIDENCJA CZASU PRACY » NIEOBECNOŚĆ gdzie w polu "rodzaj" należy wybrać "urlop opieka nad dzieckiem". Urlop ten jest w pełni płatny.

Aktualnie w systemie wFirma.pl opiekę z art. 188 można wprowadzić jako jeden pełny dzień. Na ten moment nie ma możliwości wprowadzenia takiej nieobecności w godzinach.

Ewidencje wykorzystanego urlopu opieki nad dzieckiem w formie godzinowej należy prowadzić poza systemem.