Pierwsze zatrudnienie zleceniobiorcy w systemie wFirma

Chciałabym podpisać umowę o dzieło lub zlecenie na kilka drobnych czynności. Z czym wiąże się zatrudnienie zleceniobiorcy? Jaki rodzaj umowy wybrać?

Decydując się na podpisanie umowy cywilnoprawnej, w pierwszej kolejności należy wybrać, z jakim rodzajem umowy mamy do czynienia. 

• umowa o dzieło jest umową rezultatu - musi prowadzić do osiągnięcia konkretnego materialnego lub niematerialnego efektu, za który przyjmujący zamówienie otrzymuje zapłatę. Przeważnie umowa ta ma charakter twórczy. 
• umowa zlecenia jest umową starannego działania - polega na zleceniu przez zleceniodawcę wykonania określonej pracy w określonym terminie i wypłacie za tę pracę ustalonego wynagrodzenia. Rezultat nie jest przy tym elementem koniecznym - liczą się działania w celu jego osiągnięcia.

Umowy te zostały porównane w artykułach:  Umowa zlecenie a pozostałe stosunki pracy (umowa o pracę, umowa o dzieło) oraz Umowa zlecenie a umowa o dzieło - różnice

Dodanie zleceniodawcy/wykonawcy w systemie 

Pracownika dodaje się w zakładce  KADRY » PRACOWNICY » DODAJ »  DODAJ DANE RĘCZNIE lub UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE, o czym szczegółowo napisano w artykule: Dodawanie nowego pracownika w module kadry.

Początkowo mogą zostać uzupełnione tylko niektóre z danych osobowych pracownika, pozostałe dane można wprowadzić na podstawie otrzymanego od zleceniobiorcy/wykonawcy oświadczenia. Wzór oświadczenia dla zatrudnionego można wydrukować poprzez zaznaczenie pracownika w KADRY » PRACOWNICY i wybór opcji DRUKUJ » DOKUMENTY DO ZATRUDNIENIA, gdzie po pojawieniu się okna należy przejść do zakładki UMOWA CYWILNOPRAWNA.

Dodanie umowy zlecenie/umowy o dzieło

Kolejny krok to dodanie umowy zlecenie/o dzieło. Można tego dokonać z poziomu zakładki:

• KADRY » UMOWY » DODAJ » UMOWĘ ZLECENIE/UMOWĘ O DZIEŁO lub 
• KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » UMOWĘ  » UMOWA ZLECENIE/UMOWA O DZIEŁO.

Po wybraniu pracownika należy uzupełnić podstawowe dane do umowy. Wynagrodzenie zleceniobiorcy za jedną godzinę jego pracy nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku kalendarzowym. Najniższa stawka nie obowiązuje przy zawieraniu umów o dzieło. 

W umowie zlecenie w zakładce ZUS wprowadzić należy właściwy schemat składek. Schematy opisane są na stronie naszej pomocy: Dodawanie umowy zlecenie.

Zarówno przy umowie zlecenie jak i umowie o dzieło należy pamiętać o właściwym wyborze parametrów w zakładce dotyczącej podatku dochodowego. Ważny jest również opis czynności. Po uzupełnieniu tych informacji należy je zapisać.

Zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS

Zatrudnienie zleceniobiorcy zwykle powoduje konieczność zgłoszenia go do ZUS. Na podstawie otrzymanego oświadczenia oraz wprowadzonej w systemie umowy należy wygenerować deklarację: 

• ZUS ZUA, czyli zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego jeśli pracownik nie posiada innego tytułu do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, lub zarobki z innego tytułu są niższe od minimalnej krajowej. 
• ZUS ZZA, czyli zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego - jeśli zleceniobiorca posiada dodatkowy tytuł do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, a kwota zarobku z tego tytułu jest co najmniej równa minimalnemu wynagrodzeniu za pracę w danym roku. 

Deklaracje zgłoszeniowe wygenerować można w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZUS ZZA/ZUS ZUA: Deklaracje zgłoszeniowe ZUS.

Co więcej, możliwa jest ich bezpośrednia wysyłka do ZUS z systemu wFirma.pl. Proces wysyłki deklaracji został szczegółowo opisany w artykule pomocy: E-ZUS, czyli wysyłka deklaracji ZUS PUE bezpośrednio z wFirma.pl.

Rachunek dla zleceniobiorcy

Każdą wypłatę dla osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej należy udokumentować rachunkiem. Możliwe jest to w zakładce KADRY » RACHUNKI gdzie należy wybrać opcję DODAJ RACHUNEK. 

Możliwe jest także wygenerowanie listy płac dla umów cywilnoprawnych z poziomu zakładki KADRY »  LISTY PŁAC »  ZBIORCZE »  DODAJ.

Każdy zleceniobiorca powinien przekazać informację o przepracowanych godzinach przed wystawieniem takiego rachunku, oświadczenie to należy przechowywać w dokumentacji firmowej. Więcej na ten temat w: Oświadczenie o przepracowanych godzinach zleceniobiorcy - wzór z omówieniem

Zatrudnienie zleceniobiorcy wykazane w deklaracjach rozliczeniowych ZUS

Zleceniobiorca, który został zgłoszony do ZUS pojawi się na raportach RZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego) i/lub RCA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego) przy tworzeniu kompletów rozliczeniowych. DRA generuje się w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ.

Takie deklaracje należy wysyłać do ZUS co miesiąc. Termin na wysłanie DRA mija 15 lub 20 dnia każdego miesiąca.  Terminy dla poszczególnych podmiotów zostały wskazane w artykule Obowiązek składania deklaracji ZUS DRA od 2022 roku

Wpłaty dokonuje się na indywidualny rachunek składkowy (ten sam rachunek, na który dokonuje się wpłat składek za przedsiębiorcę).

Należy pamiętać, że składki za zleceniobiorcę wykazywane są zgodnie z datą wypłaty wynagrodzenia. Nie ma znaczenia, za jaki miesiąc była należna pensja. Przykładowo, jeżeli zatrudnienie zleceniobiorcy miało miejsce w czerwcu, a pierwsze wynagrodzenie dostanie 10 lipca, wówczas składki ZUS z rachunku za czerwiec z datą wypłaty w lipcu zostaną wykazane na deklaracji DRA za lipiec. Przy rachunku widoczny jest miesiąc, w którym zostaną naliczone składki (zakładka KADRY » RACHUNKI kolumna OKRES DEKLARACJI).

Miesięczne zaliczki na podatek

Przedsiębiorca musi również pamiętać o zapłaceniu podatku za zleceniobiorcę. Wystawiony rachunek jest podstawą do wyliczenia zaliczki, jest to możliwe w zakładce START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA » WYLICZ PODATEK, gdzie pojawią się dwie opcje: 

• zaliczka PIT- 4R- wybieramy ją jeżeli wynagrodzenie zostało opodatkowane na zasadach ogólnych (według skali podatkowej)
• zaliczka na PIT-8AR - wybieramy, gdy wynagrodzenie opodatkowane jest zryczałtowanym podatkiem dochodowym, dotyczy to głównie sytuacji, gdy umowa zawarta jest na kwotę nie wyższą niż 200 zł brutto oraz gdy zatrudniamy obcokrajowca, która nie posiada statusu rezydencji w Polsce.

Zaliczkę na podatek należy wpłacić na mikrorachunek podatkowy przedsiębiorcy w terminie do 20 dnia miesiąca (tak samo jak podatek z działalności). 

Obowiązki pracodawcy po zakończeniu roku

Po zakończeniu roku  za każdego zatrudnionego należy sporządzić:

• PIT-11 - dla osób, które miały wynagrodzenie opodatkowane na zasadach ogólnych. Wygenerować można ją w KADRY » DEKLARACJĘ » DODAJ DEKLARACJĘ » PODATKOWE »  PIT-11. Deklarację należy wysłać do urzędu skarbowego do 31 stycznia, natomiast pracownikowi przekazać należy ją do końca lutego;
• IFT-1/1R - dla cudzoziemców, którzy mieli opodatkowane dochody zryczałtowaną stawką 20%. Informację tę można dodać w KADRY » DEKLARACJĘ » DODAJ DEKLARACJĘ » PODATKOWE » IFT-1/IFT-1R. Wysyłka do urzędu powinna nastąpić najpóźniej 28 lutego. Zatrudnionemu należy przekazać ją do końca lutego;

• PIT-4R lub PIT-8AR  - w zależności jakie zaliczki miesięczne były pobierane z wynagrodzeń pracowników. Deklaracje te można sporządzić w START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » DODAJ DEKLARACJĘ » PIT 4R/PIT 8AR. Deklarację należy wysłać do US maksymalnie do 31 stycznia;

• informację dla osoby ubezpieczonej w KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy zaznaczyć pracownika i wybrać DRUKUJ » INFORMACJA ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ. Informację należy przekazać zleceniobiorcy do końca lutego.

W systemie istnieje możliwość wysyłki wygenerowanych deklaracji podatkowych bezpośrednio do urzędu skarbowego poprzez jej zaznaczenie w zakładce KADRY » DEKLARACJE lub START » PODATKI » DEKLARACJE ROCZNE » zaznaczenie deklaracji » WYŚLIJ/EKSPORTUJ » WYŚLIJ DO US LUB ZUS. Po otwarciu się okna należy przejść do zakładki BEZ PODPISU i tam dokonać autoryzacji wysyłki deklaracji przychodem z zeznania podatkowego za wskazany rok.