Przeniesienie kadr z innego systemu

System wFirma to kompleksowe narzędzie służące do rozliczania pracowników i zleceniobiorców. Przeniesienie kadr z innego systemu do wFirma jest możliwe. W tym artykule pomocy dowiesz się, jak to zrobić. 

Przeniesienie kadr z innego systemu do wFirma - podstawowe dane

W systemie na starcie warto uzupełnić podstawowe dane dotyczące specyfiki jej rozliczania. Pozwoli to na prawidłowe rozliczenia zarówno zasiłków, składek, jak i PPK. 

Oznaczenie płatnika zasiłków 

Aby w programie wFirma.pl możliwe było wprowadzanie i rozliczanie zasiłków należy w pierwszej kolejności zaznaczyć w USTAWIENIA » PODATKI » ZUS » OGÓLNE opcję "Firma jest płatnikiem zasiłków".

Oznaczenie PPK

W celu włączenia funkcjonalności PPK należy w pierwszej kolejności przejść do zakładki USTAWIENIA » INNE » KADRY. Następnie w oknie dialogowym należy zaznaczyć opcję “włącz Pracownicze Plany Kapitałowe”. W kolejnym kroku należy uzupełnić miesiąc objęcia obowiązkiem PPK, wprowadzić wysokość stawki dodatkowej finansowej przez pracodawcę lub w przypadku, gdy przedsiębiorca nie zadeklarował chęci odprowadzania wpłaty dodatkowej wybrać “brak” oraz wybrać z listy właściwy fundusz inwestycyjny, zmiany zapisać.

Dodanie pracowników do systemu 

Aby wprowadzić pracowników można tego dokonać z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY » DODAJ PRACOWNIKA »  DODAJ DANE RĘCZNIE. Należy tu wprowadzić dane:

• podstawowe, np. imię, nazwisko, PESEL,
• szczegółowe, np. obywatelstwo, numer rachunku bankowego,
• adresowe,
• ZUS, US, PPK.

Jeśli nie chcemy wprowadzać danych ręcznie można wysyłać do pracowników kwestionariusze poprzez KADRY » PRACOWNICY » DODAJ » UDOSTĘPNIJ KWESTIONARIUSZ ONLINE. Do pracownika zostanie wysłany e-mail z aktywacją konta, gdzie będzie mógł wypełnić odpowiedni druk. Proces wysyłki kwestionariusza jest jednak dostosowany do zatrudnienia nowego pracownika, nie zaś do przeniesienia danych z innego systemu. Można jednak skorzystać z tej opcji przy dużym wolumenie pracowniczym.

Istnieje również możliwość przeniesienia danych pracowników z innego systemu przy użyciu importu z pliku .CSV. Wymaga to jednak wcześniejszego przygotowania pliku z odpowiednią kolejnością kolumn oraz o odpowiedniej strukturze, o czym więcej w artykule pomocy: Import pracowników - jak wykonać w systemie?

Aby wykonać import pracowników, należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY i z górnego paska menu wybrać opcję IMPORTUJ Z PLIKU.

Dodawanie umów

Po wprowadzeniu pracownika do systemu należy wygenerować mu umowę. System daje możliwość dodania zarówno umów cywilnoprawnych, jak i umowy o pracę, którą użytkownik wygeneruje w systemie z poziomu zakładek:

• KADRY » UMOWY » DODAJ,
  
• KADRY » PRACOWNICY » WYSTAW » UMOWĘ.

Dane pracownika na cele świadectwa pracy i naliczenia podstawy zasiłku

W przypadku przeniesienia danych do programu wFirma warto wprowadzić dane, które będą potrzebne podczas wystawiania świadectwa pracy, czy też sporządzania dokumentów do ZUS, np. Z-3. W celu wprowadzenia nieobecności pracownika należy przejść do szczegółów pracownika, czyli do modułu KADRY » PRACOWNICY i kliknąć na jego imię i nazwisko. W zakładce CZAS PRACY można wprowadzać dane dotyczące nieobecności pracownika takich, jak: 

• urlop - jeśli nie chcemy wprowadzać całej historii urlopowej wystarczy wprowadzenie bieżącego urlopu w zakładce CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI,
• choroba, zasiłki - aby poprawnie generować dokumenty Z-3 potrzebna jest podstawa chorobowa z 12 miesięcy wstecz, tak więc jeśli użytkownikowi zależy, aby w przyszłości system poprawnie zaciągał te dane do formularza Z-3 oraz wykazywał poprawną podstawę chorobową należy wprowadzić listy płac archiwalne. Listy płac wprowadzamy poprzez KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE. 

Bilans otwarcia jest kolejnym ułatwieniem jeśli pracownika zatrudniamy w bieżącym roku i chcemy oznaczyć w systemie limity jego nieobecności. Bilans wprowadza się z poziomu zakładki KADRY » PRACOWNICY, gdzie należy kliknąć w pracownika. Następnie z poziomu szczegółów pracownika, w zakładce DANE PRACOWNIKA należy przejść do podzakładki HISTORIA. Więcej na ten temat w artykule pomocy: Bilans otwarcia

Urlop w systemie wyliczany jest automatycznie, czyli po wprowadzeniu umowy zostanie on wyliczony na podstawie wprowadzonych danych. Podczas dodawania umowy o pracę w zakładce KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ po zapisaniu wprowadzonych zmian pojawia się okno dialogowe, gdzie na należy uzupełnić historię zatrudnienia oraz wykształcenia danego pracownika. Na jej podstawie system automatycznie ustala limit urlopowy uwzględniając również czas trwania umowy bieżącej. 

Obowiązek wypłaty wynagrodzenia pracownikowi

Po wprowadzeniu danych pracowników, należy wprowadzić dane dotyczące rozliczeń.  W celu  wygenerowania takiego dokumentu wygenerowania należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC (UMOWY O PRACĘ). Dane do listy płac dotyczące kwoty wynagrodzenia, stawki podatku czy składek ZUS zostaną zaczytane bezpośrednio z podanej wcześniej umowy.

Deklaracje rozliczeniowe DRA

Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością comiesięcznego sporządzania i przekazywania do ZUS deklaracji rozliczeniowych. Po wygenerowaniu list płac użytkownik może sporządzić deklaracje rozliczeniowe z poziomu START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ, w których zostaną wykazani pracownicy oraz należne za nich składki ZUS. Jeśli deklaracje były wykonywane w poprzednim programie to nie ma konieczności ich tworzenia wstecz, jednak w celach technicznych i porządkujących można tego dokonać.

Podatek dochodowy za pracownika

Na podstawie list płac konieczne jest również wyliczenie wysokości zaliczki na podatek za pracownika. Zaliczkę na PIT-4R generuje się z poziomu zakładki START » PODATKI » PODATEK ZA PRACOWNIKA »  WYLICZ PODATEK » ZALICZKA NA PIT-4R. Podobnie, jak w przypadku składek ZUS, podatek za pracownika zostanie naliczony w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, bez względu na to, za jaki okres jest ono należne. Analogicznie, jak w kwestii DRA również tutaj w przypadku przenoszenia danych w trakcie roku zaliczek nie trzeba naliczać wstecz ale w celach zachowania porządku i ciągłości jest to pożądane.

Przeniesienie kadr z innego systemu, a deklaracje roczne

Bywają sytuacje, że przeniesienie kadr z innego systemu nastąpiło w trakcie roku, a listy płac i inne dane płacowe nie były prowadzone w systemie. Istnieją dwa rozwiązania, aby pracownikom wystawić PIT-y roczne:

• wprowadzenie danych archiwalnych z całego roku, czyli umów o pracę, list płac i rachunków,
• edycja deklaracji rocznych i ręcznie wprowadzenie danych podczas wystawiania deklaracji PIT.

System daje więc możliwość zarówno modyfikowania deklaracji PIT-11 dla pracowników, jak i PIT-4. 

Przeniesienie kadr z innego systemu do wFirma jest procesem złożonym, jednak bardzo intuicyjnym. Wykonanie wszystkich kroków pozwoli na sprawne i intuicyjne prowadzenie rozliczeń kadrowych w systemie.