Zarządzanie zamówieniami IdoSell w systemie wfirma.pl

Dzięki dodatkowi INTEGRATOR E-COMMERCE użytkownik ma możliwość szybkiego i prostego zarządzania zamówieniami pobranymi ze sklepu IdoSell. Może m.in. pobierać zamówienia, zmieniać ich status, wystawiać dokumenty sprzedaży oraz dodawać wpłaty od klientów.  

Jak pobrać zamówienia ze sklepu?

Zamówienia w systemie można pobrać na dwa sposoby: 

1. Automatycznie

Automatyczne pobieranie jest włączone dla wszystkich użytkowników posiadających aktywny sklep. Dane są pobierane w 15 minutowych odstępach.

2. Ręcznie

Aby pobrać ręcznie zamówienia należy przejść do zakładki PRZYCHODY » E-COMMERCE i wybrać opcję POBIERZ NOWE ZAMÓWIENIA.

Wystawianie dokumentów sprzedaży do zamówień

Użytkownik posiadający integrację ze sklepem IdoSell ma możliwość skorzystania z  automatycznego (masowego) oraz ręcznego pojedynczego i ręcznego masowego wystawiania dokumentów sprzedaży do pobranych zamówień.

Automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży

Opcję automatycznego wystawiania dokumentów można włączyć przechodząc do zakładki USTAWIENIA » INTEGRACJE » E-COMMERCE gdzie w podzakładce KONFIGURACJA IDOSELL » USTAWIENIA SPRZEDAŻY »  DOKUMENTY SPRZEDAŻY należy zaznaczyć opcję AUTOMATYCZNIE WYSTAWIAJ DOKUMENTY SPRZEDAŻY DO POBRANYCH ZAMÓWIEŃ.

Dodatkowo można określić, jaki rodzaj dokumentu sprzedaży, seria numeracji, schemat księgowy ma zostać użyty przy wystawianiu dokumentów w systemie oraz preferowany język, w którym ma zostać wystawiona faktura dla zagranicznego kontrahenta.

Ręczne wystawianie dokumentów sprzedaży 

Aby wystawić dokument sprzedaży ręcznie do zamówień, należy w zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE zaznaczyć na liście zamówienia i wybrać opcję WYSTAW » FAKTURĘ/ DOWÓD SPRZEDAŻY/PARAGON FISKALNY.

Zamówienia IdoSell POS

System wFirma pozwala na pobieranie zamówień generowanych przez aplikację IdoSell POS. 

Aby wyświetlić szczegóły konkretnego zamówienia POS, należy kliknąć numer zamówienia w zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE. W otwartym oknie pojawią się informację szczegółowe dotyczące zamówienia oraz numer dokumentu pochodzący z aplikacji IdoSell POS, na podstawie którego została dokonana sprzedaż.

Po pobraniu zamówienia, automatycznie wystawi się również dokument magazynowy WZ. Dokument ten ureguluje stan magazynowy zakupionych produktów.

Zmiana statusu zamówienia

W zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE użytkownicy mają możliwość skorzystania z funkcji zmiany statusu pobranych zamówień. Aby tego dokonać należy zaznaczyć w tabeli zamówienie i wybrać z menu opcję ZMIEŃ STATUS.

Dodawanie wpłat do zamówień

W systemie wFirma istnieje możliwość odnotowania otrzymania płatności za zamówienie. Wpłatę można dodać w zakładce  PRZYCHODY » E-COMMERCE po zaznaczeniu zamówienia i wybraniu funkcji DODAJ WPŁATĘ. Przy dodawaniu wpłaty można również wprowadzić dane dotyczące źródła płatności.

Rezerwacje do zamówień

W celu monitorowania i dokładnego odzwierciedlenia stanów magazynowych danych produktów w systemie została wdrożona funkcja tworzenia rezerwacji do zamówień.

Rezerwacje tworzone są do zamówień w przypadku,gdy:

• stan produktu z zamówienia jest niewystarczający
• poszczególne pozycje składające się na zmówienie posiadają stan w różnych magazynach,
• użytkownik nie posiada włączonej opcji automatycznego wystawiania dokumentów sprzedaży do pobranych zamówień,
• status płatności wskazuje, iż zamówienie nie zostało jeszcze opłacone.

W momencie wystawienia dokumentu sprzedaży do zamówienia status rezerwacji zostaje zmieniony z OCZEKUJĄCE na ZAMKNIĘTA

Oznaczenia zamówień

Zamówienia pobrane do systemu wFirma mogą posiadać następujące oznaczenia:

 ikona z zielonym symbolem faktury - oznacza, że klient chce aby do zamówienia została wygenerowana faktura elektroniczna;

 ikona z niebieskim symbolem faktury -oznacza, iż klient chce aby do zamówienia został dołączony wydrukowany dokument sprzedaży;

 ikona z żółtym symbolem faktury - oznacza, że klient będący osobą fizyczną zażądał wystawienia faktury. W takiej sytuacji zostanie wystawiony paragon fiskalny, natomiast ikona informuje, że należy również wystawić fakturę do paragonu;

 czerwony wykrzyknik - oznacza, że zamówienie posiada pozycje z różnych magazynów;

 żółty wykrzyknik - zamówienie posiada nadpłatę;

 ikona pinezki - do zamówienia została wystawiona rezerwacja;

 ikona ołówka - oznacza, że produkty w danym zamówieniu uległy zmianie i mogą się różnić względem pozycji na wystawionym dokumencie sprzedaży.

Nadawanie przesyłek i pobieranie etykiet

W celu nadania przesyłki do klientów, którzy dokonali zakupów w sklepach użytkownika, należy przejść do zakładki PRZYCHODY » E-COMMERCE, zaznaczyć zamówienie i skorzystać z opcji UTWÓRZ PRZESYŁKĘ.

Po nadaniu paczki w zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE dla określonego zamówienia użytkownik ma możliwość pobrać etykiety nadawcze korzystając z opcji DOKUMENTY NADAWCZE » POBIERZ ETYKIETY - można je pobrać przez czas, w jakim udostępniane są one przez określonego przewoźnika. Opcji tworzenia przesyłek i pobierania etykiet można używać jako funkcji masowej dla wielu zamówień jednocześnie. 

Konfiguracje dotyczące nadawania paczek do poszczególnych przewoźników należy uprzednio wprowadzić po stronie panelu IdoSell, dzięki czemu w serwisie wFirma przesyłki będą nadawane zgodnie z tymi ustawieniami.

Obsługa zwrotów

W zakładce PRZYCHODY » E-COMMERCE, na liście zamówienia dla których został dodany zwrot, są oznaczone ikoną .

Użytkownik ma możliwość wyświetlenia listy zwrotów dla danego zamówienia. W tym celu należy przejść do zakładki PRZYCHODY » E-COMMERCE » SZCZEGÓŁY ZAMÓWIENIA » ZWROTY.

Z tego poziomu można zmienić status danego zwrotu oraz dodać dla niego wypłatę. Dodatkowo istnieje możliwość wystawienia faktury korygującej, na podstawie której zostanie wystawiony odpowiedni dokument PZ. Dokument ten ureguluje stan magazynowy zwracanych produktów.

Aby wyświetlić szczegóły konkretnego zwrotu, należy kliknąć numer, znajdujący się w kolumnie ID ZWROTU.  W otwartym oknie pojawią się wszystkie informację, na temat zwrotu (informację o zwrocie, dane adresowe, szczegóły płatności oraz lista zwracanych produktów).