Akta osobowe pracownika w formie elektronicznej

Od 2019 roku akta osobowe pracownika zostały objęte nowymi zasadami ich prowadzenia. Od tego czasu akta osobowe mogą być prowadzone w wersji papierowej lub elektronicznej. System wFirma.pl oferuje możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej w pełni zgodnie w obowiązującymi przepisami i wymogami formalno-technicznymi.

Akta osobowe pracownika składające się z 5 części

Każdy pracodawca zatrudniający pracownika na podstawie umowy o pracę ma obowiązek prowadzenia akt osobowych pracownika. Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca sam decyduje, z której formy będzie korzystał. Akta osobowe pracownika powinny składać się z 5 części:

• Część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
• Część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
• Część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
• Część D - dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na pracownika,
• Część E - dokumenty związane w prowadzeniem badań trzeźwości pracownika.

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać akta osobowe przez 10 lat (dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat (dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.)

Akta osobowe pracownika w formie elektronicznej

W systemie można przechowywać skany dokumentów znajdujących się w aktach osobowych w podziale na poszczególne części.

W celu dodania dokumentu należy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY kliknąć danego pracownika i przejść do zakładki DOKUMENTY » AKTA OSOBOWE.

Pojawią się foldery dla poszczególnych części akt osobowych - część A, część B, część C, część D oraz część E.

By dodać zeskanowany z papierowej wersji akt osobowych dokument należy wejść w odpowiedni folder, a następnie wybrać opcję DODAJ DOKUMENT » DODAJ DOKUMENT » NA PODSTAWIE PLIKU.

Po załączeniu pliku, wypełnieniu pola nazwa i dodaniu skanu z dysku, dokument zostanie zapisany w wybranej części akt osobowych pracownika.

Dodawanie skanów dokumentów akt osobowych w systemie nie ma wpływu na dokonywane w systemie rozliczenia i jest całkowicie dobrowolne.

Podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym

Jednym z najważniejszych wymogów przy prowadzeniu dokumentów w formie elektronicznej jest opatrzenie wprowadzonych plików podpisem kwalifikowanym. W tym celu należy zaznaczyć wybrany dokument a następnie wybrać opcję PODPISZ.

Po wybraniu tej opcji pojawi się okno, w którym należy podpisać dokument poprzez wprowadzenie pinu posiadanego podpisu kwalifikowanego. Po zakończeniu, przy podpisanym dokumencie będzie znajdowała się ikona ołówka świadcząca o tym, że dokument został pomyślnie podpisany.

Dodawanie w systemie informacji o dacie ważności badań medycyny pracy

Aby w systemie dodać informacje o dacie ważności badań medycyny pracy, bądź terminie kolejnego szkolenia bhp, lub innego ważnego terminu, podczas dodawania skanu dokumentu do e-akt osobowych pracownika w systemie, można dokument powiązać z zadaniem, co pozwoli na kontrolowanie ważnych terminów dotyczących pracowników.

W trakcie dodawania do systemu skanu dokumentu, należy zaznaczyć w oknie dodawanie dokumentu Dodaj nowe zadanie.

Po kliknięciu Dodaj nowe zadanie system automatycznie przeniesie nas do okna Dodawania nowego zadania. Tu należy uzupełnić nazwę zadania i termin, kiedy system ma nam przypomnieć o wykonaniu zadania.

Po zapisaniu system przypisze zadanie do dokumentu.

Wszystkie dodane w ten sposób zadania są dostępne w zakładce CRM » Zadania. Z tego poziomu, można nimi zarządzać, modyfikować i zamykać.

Prowadzeni Akt osobowych jest ważnym obowiązkiem o którym powinien pamiętać każdy przedsiebiorca.