ZUS RUD czyli zgłoszenie umowy o dzieło w systemie wfirma!

Od 2021 roku konieczne jest zgłoszenie do ZUS faktu zawarcia każdej umowy o dzieło. Zgłoszenie ma charakter informacyjny, nie zmienia się nic w zakresie rozliczania umów o dzieło. System wFirma.pl umożliwia zarówno generowanie deklaracji ZUS RUD jak i eksport do systemu PUE.

Videoinstrukcja - Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS?

RUD ZUS - generowanie w systemie 

W przepisach prowadzono obowiązek informowania ZUS o umowach o dzieło zawieranych od 2021 roku. ZUS RUD to dość krótki formularz, który służy do przekazywania tych informacji. Zgłoszenie jest możliwe do wygenerowania w zakładce: KADRY»DEKLARACJE » DODAJ DEKLARACJĘ.

Po wybraniu zgłoszenia pojawi się okno wyboru osoby, dla której chcemy wygenerować ZUS RUD. Po wybraniu osoby, której umowę/ umowy chcemy zgłosić otworzy się formularz ZUS RUD, który podlega edycji i gdzie istnieje konieczność uzupełniania i zweryfikowania danych. 

W kolejnym kroku pojawi się okno, w którym należy zaznaczyć umowę lub umowy, które chcemy wykazać w zgłoszeniu. Dzięki temu, w formularzu automatycznie zostaną podane daty obowiązywania umowy a także przedmiot umowy - dane te pochodzą z umowy o dzieło dodanej w zakładce KADRY » UMOWY.

Jak wypełnić ZUS RUD?

Formularz ZUS RUD jest edytowalny, część danych w tym dane identyfikacyjne zostaną automatycznie zaciągnięte z systemu.

Instrukcja wypełnienia 

Pierwszą część stanowi instrukcja, domyślnie w systemie zaznaczone zostało zgłoszenie, jednak jeśli składana jest korekta należy samodzielnie zaznaczyć drugą opcję czyli korektę zgłoszenia. 

Dane zamawiającego dzieło

W drugiej części formularza uzupełnione są automatycznie  dane ewidencyjne firmy, takie jak REGON, NIP, nazwa skrócona firmy lub imię i nazwisko oraz dane adresowe. Zgodnie z instrukcją w tej części należy podać adres do korespondencji. W razie potrzeby ZUS będzie kierował na ten adres pisma w sprawach związanych ze zgłoszeniem. 

Dane wykonawcy dzieła 

W kolejnej części konieczne jest przekazanie danych wykonawcy dzieła. Tutaj, podobnie jak w przypadku zlecającego, należy system zaczytuje dane ewidencyjne takie jak PESEL, datę urodzenia oraz imię i nazwisko. W sytuacji braku numeru PESEL, podawany jest rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość. Jeśli wykonawca dzieła posiada numer PESEL, pole pozostaje puste. Informacje te zaciągają się automatycznie z systemu na podstawie wprowadzonych danych.

W części dotyczącej wykonawcy dzieła trzeba także podać jego adres zamieszkania – jeśli adres do korespondencji różni się od adresu zamieszkania, należy wypełnić również tę część. Jeśli adresy są takie same, nie ma potrzeby wypełniania rubryki adresu do korespondencji. Dane adresowe również zaczytują się automatycznie, przy czym możliwa jest ich edycja.

Przedmiot umowy 

W trzeciej części formularza wypełniane są  dane o zawartej umowie o dzieło lub umowach o dzieło. Obowiązkowe jest podanie daty zawarcia umowy, daty jej rozpoczęcia oraz daty zakończenia wykonywania dzieła. Wymagane jest również podanie przedmiotu wykonywanej umowy oraz liczby zawartych umów o dzieło. Dane te są wypełniane automatycznie na podstawie danych podanych w zakładce KADRY » UMOWY. W zależności od tego czy użytkownik zaznaczy jedną czy więcej umów, tyle zostanie wykazanych w deklaracji zgłoszeniowej ZUS RUD.

Ostatni blok formularza ZUS RUD to oświadczenie, w którym osoba zamawiająca wykonanie umowy o dzieło deklaruje, że podane przez nią dane są zgodne ze stanem faktycznym. W tym miejscu należy złożyć podpis oraz wpisać datę wniosku. Data podstawia się automatycznie w systemie. 

Eksport RUD do PUE ZUS

ZUS uniemożliwia systemom zewnętrznym bezpośredniej wysyłki wniosku ZUS RUD. W związku z tym, system wFirma umożliwia eksport ZUS RUD do zewnętrznych programów czyli ZUS PUE. Aby tego dokonać należy przejść do zakładki: KADRY » DEKLARACJE następnie należy wybrać odpowiednią deklarację » WYŚLIJ » EKSPORTUJ FORMULARZE ZUS.

Utworzy się wówczas plik xml, który następnie jest możliwy do zaimportowania bezpośrednio na zewnętrznych platformach. 

Import na PUE

Po zalogowaniu się na platformę PUE należy przejść do profilu Płatnika. Tam w MENU po prawej stronie należy wybrać DOKUMENTY I WIADOMOŚCI » DOKUMENTY ROBOCZE » IMPORT DOKUMENTÓW » IMPORTUJ.

Wówczas pojawi się okno pozwalające na wybór pliku do importu, na dole strony wybrać należy DODAJ DOKUMENT

 Po wczytaniu dokumentu będzie on widoczny na głównej liście widocznych dokumentów.  

 W oknie podglądu warto pamiętać o edycji pliku w celu sprawdzenia zawartych w nim danych (EDYTUJ).

Po sprawdzeniu jego poprawności można wysłać dokument do ZUS (przycisk WYŚLIJ).

Dla każdego wykonawcy dzieła trzeba złożyć oddzielny formularz ZUS RUD. W jednym formularzu RUD można wykazać maksymalnie 2 umowy zawarte z jednym wykonawcą. ZUS RUD należy złożyć w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o dzieło.