Faktura bez VAT (dla nievatowca) - jak wystawić

Podatnicy zwolnieni z VAT również mają obowiązek dokumentowania sprzedaży za pomocą faktur. Sprawdź, jak w prosty i szybki sposób możesz wystawić fakturę bez VAT w systemie wfirma.pl! 

Faktura bez VAT - wybór podstawy prawnej 

Korzystając z systemu jako podatnik VAT zwolniony należy w zakładce USTAWIENIA » PODATKI » PODATEK VAT pole PŁATNIK VAT pozostawić niezaznaczone. Dodatkowo należy określić PODSTAWĘ PRAWNĄ ZWOLNIENIA Z VAT, która będzie widniała na wystawianych fakturach:

• zwolnienie ze względu na rodzaj prowadzonej działalności (art. 43 ust 1 ustawy o VAT),

• zwolnienie ze względu na nieprzekroczenie 200 000 PLN obrotu (art. 113 ust 1 i 9 ustawy o VAT),

• zwolnienie na mocy rozporządzenia Ministra Finansów (art. 82 ust 3 ustawy o VAT),

• inna podstawa prawna.

Obowiązek podania na fakturze podstawy prawnej wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o VAT.

Jak wystawić fakturę bez VAT?

W celu wystawienia faktury bez VAT należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ (BEZ VAT), gdzie w pojawiającym się oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola.

 W pierwszym kroku należy wybrać nabywcę. W tym celu można skorzystać z trzech dostępnych opcji:

• SZUKAJ W KATALOGU - jeżeli wcześniej dane kontrahenta zostały do niego wprowadzone (więcej na ten temat w artykule: Dodawanie nowego kontrahenta),

• POBIERZ Z GUS (więcej na ten temat w artykule: Pobieranie danych kontrahenta z bazy GUS),

• DODAJ NOWEGO - należy uzupełnić wszystkie dane, a program automatycznie doda nabywcę do Katalogu kontrahentów.

Domyślnie w polu KRAJ ustawiono Polskę, jednak z rozwijanej listy można wybrać również inne kraje.

Dopisanie kontrahenta do katalogu jest opcjonalne, można z niego zrezygnować, odznaczając kratkę przy nim.

Następnie należy uzupełnić podstawowe informacje dotyczące faktury:

• metodę płatności - do wyboru pozostaje: gotówka, przelew, kompensata, za pobraniem oraz karta płatnicza,

• serię - automatycznie ustawiona jest domyślna. Jej wzorzec można zobaczyć w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » SERIE NUMERACJI. Istnieje również możliwość dodania nowej serii. Więcej informacji na ten temat w artykule: Wybór serii numeracji dokumentów,

• zapłacono / zapłacono całość - w sytuacji, gdy wraz z wystawieniem faktury kontrahent dokonuje zapłaty należności, można tę informację wprowadzić bezpośrednio w polu ZAPŁACONO lub zaznaczyć pole w przypadku gdy faktura zostanie opłacona w całości (ZAPŁACONO CAŁOŚĆ). Więcej na ten temat w artykule: Wprowadzanie informacji o otrzymanej płatności

• data wystawienia - po jej wprowadzeniu system automatycznie uzupełni datę sprzedaży oraz termin płatności. Powyższe daty można również modyfikować ręcznie.

Faktura (bez VAT) w walucie i języku obcym

W zakładce ZAAWANSOWANE dostępny jest szereg dodatkowych opcji m.in.:

• waluta - fakturę można wystawić w jednej z dostępnych w systemie walut obcych,

• język - dostępne są następujące języki: angielski, francuski, hiszpański, niemiecki, norweski, rosyjski, ukraiński, włoski; po wybraniu języka obcego zostanie wystawiona dwujęzyczna faktura (po polsku i w wybranym języku obcym),

Ponadto do wyboru pozostają:

• rachunek - w przypadku posiadania kilku rachunków bankowych, można je dowolnie przypisywać do wystawianych faktur,

• szablon wydruku (więcej na ten temat w artykule: Szablony faktur),

• automatyczna wysyłka na maila - w przypadku zaznaczenia tej opcji faktura dla kontrahenta, którego adres mailowy został zapisany w systemie, zostanie wstawiona do kolejki wysyłki. Wysyłka obejmuje tylko te dokumenty, które nie zostały wysłane ręcznie.

W zakładce KSIĘGOWE dostępne są opcje:

• faktura do paragonu (więcej na ten temat w artykule: Wystawianie faktury do paragonu),

• schemat księgowy - dostępne są następujące schematy:

• zwykły - jest to podstawowy schemat i używany w większości przypadków,
• pozostałe przychody - faktura księgowana do kolumny 8 KPiR, jako pozostałe przychody,
• świadczenie usług w UE,

• opis w rejestrach - pole dotyczy opisu wpisów księgowych w rejestrach powiązanych z danym dokumentem. W większości przypadków można pozostawić to pole puste. Należy je wypełnić w przypadku eksportu usług za granicę, wprowadzając krótki opis tych usług.
• skutek księgowy:
• KSIĘGUJ DO KPIR/EWIDENCJI PRZYCHODÓW,
• NIE KSIĘGUJ.

Więcej informacji na temat określania skutku księgowego w artykule: Określenie skutku księgowego

Dodanie towaru lub usługi do faktury

Następnie pozostaje do uzupełnienia część dotycząca pozycji faktury. Należy wpisać ręcznie produkt lub usługę bądź wybrać je z katalogu produktów (więcej informacji o dodawaniu produktu lub usługi do katalogu w artykule: Dodawanie produktu). Po wyborze produktu/usługi wszystkie pola zostaną uzupełnione automatycznie.

Przy ręcznym wpisywaniu pozycji należy uzupełnić pola: JEDNOSTKA MIARY, ILOŚĆ, CENA. W tym miejscu istnieje również możliwość przyznania rabatu (procentowo). Suma wartości faktury zostanie uzupełniona automatycznie.

Nową pozycję na fakturze można dodać przez kliknięcie na przycisk NOWY WIERSZ. Niepotrzebnie dodane wiersze można usunąć poprzez kliknięcie na znak X.

W przypadku wyboru ryczałtu jako formy opodatkowania, należy dodatkowo przy danym wierszu wybrać stawkę zryczałtowanego podatku, odpowiednią dla sprzedawanego produktu lub usługi.

W polu OPIS można zamieścić opcjonalnie dodatkowe informacje widoczne na fakturze (do 512 znaków).

Istnieje również możliwość zapisania stałego tekstu, który będzie się pojawiał na fakturach. W tym celu należy przejść do zakładki USTAWIENIA » FAKTURY » DODATKOWY TEKST.

Zapamiętywanie wybranych opcji na fakturze

W prawym górnym rogu okna znajduje się opcja USTAWIENIA OKNA. Daje ona możliwość zdecydowania czy dla danego pola ma działać zapamiętywanie wyboru.

Po wybraniu opcji TRYB EDYCJI okna pojawi się komunikat WYBIERZ ZACHOWANIE POLA W PRZYSZŁOŚCI, w którym znajdują się 3 możliwości do wyboru.

W ostatnim kroku należy kliknąć na przycisk ZAPISZ. Faktura będzie widoczna na liście dokumentów w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ. Zapis trafi również do Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji przychodów dla ryczałtu (w przypadku pakietu Księgowość online i Księgowość online + magazyn), znajdujących się w zakładce EWIDENCJE.

Szczegóły wystawionej faktury można sprawdzić poprzez kliknięcie na jej numer. Wówczas zostanie wyświetlone okno z wszystkimi danymi, w którym można również sprawdzić podgląd wydruku w zakładce o takiej samej nazwie.

Link do automatycznego księgowania faktury (bez VAT)

Dodatkowo w zakładce USTAWIENIA » FAKTURY » POWIADOMIENIA » E-MAIL można włączyć opcję DOŁĄCZ ODNOŚNIK DO FAKTURY, co pozwoli na automatyczne wysyłanie faktur.

Kontrahent, który również korzysta z serwisu wfirma.pl, po kliknięciu w ten link będzie miał możliwość automatycznego zaksięgowania otrzymanej faktury w swoich wydatkach. Więcej na ten temat w artykule: Automatyczne księgowanie faktury.